Tổng hợp các câu hỏi về hóa đơn điện tử
Nhờ vào những tiện ích thiết thực mà hóa đơn điện tử đang ngày càng được ưu tiên sử dụng hơn so với hóa đơn giấy. Bộ tài chính cũng đã có lộ trình rõ ràng để hướng các doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Thời gian qua, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản xoay quanh vấn đề Hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp đã đi vào thực hiện theo quy định mới, tuy nhiên trên thực tế vẫn còn nhiều doanh nghiệp, đơn vị tổ chức chưa có nhiều hiểu biết về vấn đề này. Sau đây, ACMan sẽ tổng hợp một số câu hỏi thường gặp về HDDT để giúp các bạn có cái nhìn toàn diện hơn về loại hình hóa đơn này.
1, Trên hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung gì?
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Khoản 1 – Điều 6 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính,
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp bán/ người bán sản phẩm,
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp mua/ người mua sản phẩm,
- Tên các loại hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử đã được đăng ký theo quy định của pháp luật của người bán, ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử đã được đăng ký theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
2, Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?
Hóa đơn điện tử gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu,
- Hóa đơn giá trị gia tăng,
- Hóa đơn bán hàng,
- Hóa đơn khác (bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…),
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Hình thức và nội dung của phiếu được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
3, Lợi ích của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống ?
- Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
- Thuận tiện cho việc quyết toán, hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
- Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể làm đơn yêu cầu cấp lại hóa đơn.
- Quá trình thanh toán nhanh hơn.
- Góp phần bảo vệ môi trường.
4, Hóa đơn điện tử có sử dụng dạng song ngữ được không ?
Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
5, Hóa đơn điện tử có liên không?
Hóa đơn điện tử không có liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
6, Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?
Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :
- Hóa đơn điện tử: E
- Hóa đơn giấy: P
Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy
Chữ ký:
- Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
- Hóa đơn giấy: Ký tay
7, Tính pháp lý hóa đơn điện tử ?
Hóa đơn được phát hành:
- Có hiệu lực và giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
- Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
- Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
- Nghị định số 119/2018/NĐCP-ngày 12/09/2018 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:
- Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
- Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
- Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 119/2018/NĐCP-ngày 12/09/2018 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
8, Hóa đơn điện tử có giới hạn số dòng của hàng hóa không ?
KHÔNG. Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng, Nếu số dòng vượt quá 1 trang thì hóa đơn được hiểu là hóa đơn nhiều trang của cùng một hóa đơn điện tử.
9, Việc viết tắt trên hóa đơn điện tử có gì khác biệt so với các hình thức hóa đơn khác không ?
Đối với Hóa đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình thức hóa đơn khác và phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2 khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 119/2018/NĐCP-ngày 12/09/2018 và nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã quy định.
10, Doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi hóa đơn cho khách hàng của mình bằng những hình thức nào?
- Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
- Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
- Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):
- Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
- Tích hợp qua Services
11, Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử?
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với Cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng.
- Có chữ ký điện tử được đăng ký theo quy định của pháp luật,
- Có địa điểm, cơ sở hạ tầng, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử,
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. (Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32).
12, Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa phát hành song song hóa đơn điện tử cùng hóa đơn giấy được không?
Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
13, Doanh nghiệp (bên bán) có phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?
Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm.
14, Nếu phát hiện sai sót hóa đơn trong các trường sau thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?
Sai sót trong hóa đơn điện tử, tương tự hóa đơn giấy được chia làm 2 trường hợp :
- Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế
Trả lời: Hủy hóa đơn. Tuy nhiên:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
- Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ ghi là “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
15, Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị đã phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?
- Người bán và người mua phải nhanh chóng lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
- Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Lưu ý:
- Hóa đơn điều chỉnh không được phép ghi số âm (-)
- Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
- Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.
16, Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì?
Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần:
- Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng,
- Khi đó, bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy,
- Login vào hệ thống phát hành hóa đơn,
- Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”
- Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối,
- Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy,
- Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán,
- Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua.
17, Trên hóa đơn giấy tại phần người mua hàng đã được phép ghi “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI”. Vậy HĐĐT áp dụng như HĐ giấy được không ?
Không (tự ý áp dụng). Doanh nghiệp cần Gửi văn bản CQT xin phép. Ngoài ra, căn cứ theo CV 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử: Người mua là đơn vị kế toán thì phải có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua thì không cần ký số trên HĐĐT như:
- Hợp đồng kinh tế,
- Phiếu xuất kho, phiếu thu,
- Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên nhận thanh toán.
18, Phát hành Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có bị giới hạn về số lượng phát hành hay không ?
Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy. Vậy, HĐĐT cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là: 9.999.999 hóa đơn được phát hành cho một mẫu số, ký hiệu đó.
19, Nếu khách hàng của chúng tôi muốn tra cứu HĐĐT của các tháng trước, thời gian tối đa mà khách hàng tra cứu HĐĐT ?
HĐĐT được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.Do đó bên mua có thể tra cứu HĐĐT trên website bên bán vào bất kỳ lúc nào trong thời gian này. Tùy thuộc vào bên bán để dữ liệu HĐĐT trên website là thời gian là bao lâu: 06 tháng, 12 tháng,…
20, Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì ?
Hóa đơn điện tử xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn, tránh được hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn. Với mã QR này, người dùng có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc thiết bị điện tử có cài đặt phần mềm đọc mã vạch để đọc và kiêm tra thông tin có trên hóa đơn. Tuy nhiên, với loại hóa đơn điện tử có mã xác nhận này thì tính bảo mật của nó là rất cao. Do đó, nếu muốn kiểm tra thông tin của hóa đơn thì người dùng cũng phải có một tài khoản riêng được cấp bởi cơ quan thuế.
Xem thêm:
