5 Lợi Ích Lớn Khi Doanh Nghiệp Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

0
738
hoa-don-dien-tu-la-gi
Hóa Đơn Điện Tử Và Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Khi Sử Dụng

5 Lý do khiến Hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Không chỉ vì lý do “Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử” theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hàng trăm nghìn Doanh nghiệp đã chủ động chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử vì 5 lý do đặc biệt mà hóa đơn điện tử đem lại.

1. Tiết kiệm thời gian, công sức và quy trình in ấn

Thông thường để phát hành hóa đơn giấy, Doanh nghiệp phải trải qua nhiều bước như: làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,…

Sau khi có hóa đơn giấy, Doanh nghiệp phải tự viết tay hoặc in từ máy in dẫn đến việc phát hành hóa đơn chậm, mất thời gian. Với các Doanh nghiệp có lượng hóa đơn xuất nhỏ, việc viết tay cũng đã tốn khá nhiều thời gian vậy các Doanh nghiệp có lượng hóa đơn phát hành lớn sẽ cần bao nhiêu nhân sự và thời gian để viết, in hóa đơn đây?

Thay vì phải viết tay hoặc in ấn tại công ty in, sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn trực tiếp trên hệ thống phần mềm. Hoá đơn điện tử chính là giải pháp tối ưu cho quy trình phát hành hóa đơn bởi HDDT được phát hành trực tiếp trên hệ thống phần mềm, kiểm soát số lượng phát hành dùng bao nhiêu trả bấy nhiêu.

2. Đơn giản hóa việc gửi hóa đơn cho khách hàng

Thay vì phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện, thuê người đi phát hóa đơn, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn qua email cho khách hàng hoặc đưa lên website để khách hàng đăng nhập và kiểm tra trực tuyến.

Chỉ bằng vài cú click chuột, Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn cho 1 khách hàng hay hàng loạt khách hàng mà không mất quá nhiều công đoạn gửi phát như hóa đơn giấy.

3. Giảm thiểu tối đa rủi ro trong việc lưu trữ hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần 1 vị trí lưu trữ an toàn để tránh ẩm ướt, rách cũng như các tác động bên ngoài. Phải cố gắng giữ hóa đơn được lâu nhất. Không những thế những rủi ro về cháy, hỏng,… có thể gây tổn thất cực lớn cho Doanh nghiệp.

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không bao giờ phải lo việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Toàn bộ hóa đơn của Doanh nghiệp được lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử với thời gian tối thiểu 10 năm. Chỉ cần vài giây là Doanh nghiệp có thể xem lại được hóa đơn cũ thay vì việc tìm kiếm 1 hóa đơn trong hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn giấy đã cất giữ.

4. Tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý, tìm kiếm hóa đơn   

Khi làm việc trên phần mềm, các kế toán thực sự sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức bởi đa số các thao tác đều đã được tự động hóa với độ chính xác cao. Trong khi đó, hóa đơn giấy sẽ phải làm một cách thủ công, dễ gây sai sót trong quá trình nhập liệu.

Việc tìm kiếm, quản lý hóa đơn cũng được tối giản hóa. Những thao tác như sắp xếp hóa đơn, trích xuất dữ liệu hóa đơn theo nhóm, theo tháng, theo dõi hóa đơn theo từng đối tượng,… tốn rất thời gian thì với phần mềm hóa đơn điện tử, chỉ cần một vài cú click chuột là quý khách hoàn toàn có thể cho ra kết quả như ý muốn.

5. Báo cáo nhanh chóng, chính xác

Không chỉ tiết kiệm được thời gian và công sức trong quản lý và tìm kiếm hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử còn có chức năng trích xuất báo cáo nội bộ, báo cáo tài chính một cách nhanh chóng và chính xác.

Thay vì việc Doanh nghiệp tốn quá nhiều thời gian để làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy hàng tháng, thì nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp tối ưu toàn bộ thời gian, thuận lợi cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu với quá trình xử lý thông tin nhanh chóng từ hệ thống kế toán, hệ thống thanh toán. Các dữ liệu sẽ được liên kết, đồng bộ hóa vào phần mềm hóa đơn điện tử.

Hoá đơn điện tử chính là lựa chọn hàng đầu cho Doanh nghiệp và Cơ quan Thuế. Doanh nghiệp cần chủ động chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử sớm nhất để được hưởng những lợi ích vượt trội từ ứng dụng này.

Xem thêm: