Tổng Hợp Các Hình Thức Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Phổ Biến

0
3991

Các phương thức lưu trữ hóa đơn điện tử thường dùng

   Khác với hóa đơn giấy, chỉ có cách lưu trữ duy nhất là tập hợp lại rồi cất trong tủ. Hóa đơn điện tử lại có khá đa dạng các cách lưu trữ nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật cũng như sự cải tiến không ngừng của các thiết bị bảo mật.

Cũng vì sự đa dạng này mà nhiều doanh nghiệp vẫn còn đắn đo không biết lựa chọn phương thức lưu trữ hóa đơn điện tử nào là hợp lý. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho các bạn một số cách thức lưu trữ HDDT thường gặp, hi vọng có thể giúp các doanh nghiệp chọn được cho mình một cách an toàn và phù hợp nhất.

  1. Hóa đơn điện tử có dạng gì, cách thức lưu trữ như thế nào? 
Phuong-phap-luu-chu-hoa-don-dien-tu1
Các phương pháp lưu chữ hóa đơn điện tử phổ biến

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML). Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song cả 2 file PDF và XML.

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ.

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

Lưu trữ Hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

2. Các cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

   Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu trữ Hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Như vậy, chúng ta có thể thấy có các cách lưu trữ hóa đơn điện tử thường gặp như sau:

a, Lưu trữ ngoại tuyến (Offline) bằng các thiết bị cứng

   Đó là hình thức sao lưu dữ liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử trên các thiết bị như: ổ cứng máy tính, USB, đĩa cứng gắn ngoài, ổ cứng di động,… Các doanh nghiệp sẽ tự quản lý các thiết bị này.

Ưu điểm của hình thức này là chi phí khá rẻ do các thiết bị này hầu hết đã được đầu tư ban đầu đồng bộ với hạ tầng làm việc, ít phải mua mới. Dù mua thì chi phí cũng không quá đắt đỏ.

Nhược điểm của hình thức này là tính an toàn và bền vững. Các thiết bị cứng là sản phẩm rất dễ bị xâm nhập, mất trộm,… hay hỏng hóc. Mặc dù việc lưu trữ trên các thiết bị này đã tối ưu hơn khá nhiều so với lưu trữ hóa đơn giấy nhưng không phải là không có rủi ro.

b, Lưu trữ trực tuyến (Online)

   Đó là hình thức sao lưu và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên các ổ cứng ảo trên mạng Internet. Các doanh nghiệp có thể tự mua dữ liệu trực tuyến hoặc mua từ bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Mặc dù bản chất của hình thức này là chúng ta mua một ổ cứng tại một đơn vị trung gian và được cấp quyền truy cập. Tuy nhiên, các dữ liệu từ ổ cứng này đã được tích hợp thêm một bước là khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu nhằm tránh tình trạng mất dữ liệu. Tính bảo mật cũng được chuẩn hóa tốt hơn bởi hầu hết các đơn vị này đều đầu tư xây dựng một hệ thống bảo mật dữ liệu cực kỳ vững chắc.

Các đơn vị cung cấp lưu trữ dữ liệu trực tuyến nổi tiếng có thể kể đến như Google, FPT, Viettel,… Hầu hết các công ty cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đều ký hợp đồng mua dữ liệu trực tuyến từ các đơn vị uy tín này để giúp bảo mật dữ liệu được tốt nhất.

Nhược điểm của hình thức này có lẽ là mức phí duy trì khá cao so với các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ. Còn đa số các doanh nghiệp hiện nay đều đã chuyển qua sử dụng hình thức lưu trữ trực tuyến này.

c, Kết hợp cả lưu trữ Online và Offline

   Đây là hình thức vừa lưu trữ dữ liệu trực tuyến, vừa Copy dữ liệu ra một thiết bị ngoại tuyến khác để cất giữ.

BÀI VIẾT LIÊN QUANXEM THÊM