Nội Dung Bài Viết
Thế nào là một phần mềm kế toán tốt
*** Phần mềm kế toán là ứng dụng mà hầu hết các bạn làm kế toán đều cần phải biết và sử dụng bởi nó đem lại rất nhiều lợi ích cho công việc của mình. Giữa rất nhiều các sản phẩm đang có trên thị trường, bạn đang phân vân không biết nên sử dụng giải pháp nào để công việc tính toán, thống kê sổ sách đạt hiệu quả tốt nhất? Câu trả lời là các bạn nên sử dụng một phần mềm kế toán thông dụng được nhiều người tin tưởng và sử dụng nhất hiện nay.
Đặc điểm của một phần mềm kế toán thông dụng
- Mặc dù hiện nay có rất nhiều gói giải pháp kế toán tổng hợp được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau, tuy nhiên, một phần mềm kế toán thông dụng cần hội tủ đủ các đặc điểm chính sau đây:
a. Tính hữu dụng của phần mềm
* Điều kiện đầu tiên của một phần mềm kế toán thông dụng đó là phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của một doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là phần mềm đó phải quản lý được đầy đủ được các số liệu như: tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, xây lắp, sản xuất,… đủ để đáp ứng phù hợp với đặc thù của các loại hình, quy mô kinh doanh, các ngành nghề khác nhau như: Thương mại, dịch vụ, sản xuất,…
Hãy thử tưởng tượng doanh nghiệp của bạn ngành nghề chính là sản xuất, gia công sắt thép sử dụng một phần mềm để tính giá thành hoặc một phần mềm có thể tính giá thành nhưng lại không theo dõi được chi tiết hàng bán, đánh giá lãi lỗ… Dẫn tới việc bạn phải theo dõi ngoài sổ sách, excel hoặc sử dụng nhiều phần mềm mới đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp thì rất bất tiện, chưa kể tới việc sai sót hoặc không đồng bộ số liệu.
b. Tốc độ xử lý của phần mềm kế toán
* Thời gian hoàn thành công việc là một trong những yếu tố quan trọng với kế toán, một phần mềm chạy chậm không những đem lại sự không thoải mái cho người sử dụng mà còn gây ra những hậu quả không tốt cho doanh nghiệp sử dụng như tình trạng chậm báo cáo, không đầy đủ sổ sách, chứng từ,… Thế nên một phần mềm tốt phải đảm bảo tốc độ xử lý phải ở mức tương đối.
Có một số phần mềm yêu cầu cấu hình máy tính tối thiểu. Điều này vô hình chung tạo sự cản trở nhất định bởi lẽ không phải người nào cũng có khả năng đầu tư cho mình một thiết bị thực sự tốt. Nhất là với các đối tượng là sinh viên mới ra trường, các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ,… Theo đó, một phần mềm kế toán thông dụng là một phần mềm có thể chạy được trên máy tính cấu hình thấp mà vẫn đảm bảo được tốc độ xử lý ổn định.
c. Phần mềm kế toán thân thiện, dễ thao tác
*** Phần mềm này có dễ dùng hay không chắc hẳn là một trong những câu hỏi đầu tiên kế toán viên nghĩ tới khi tìm kiếm một phần mềm kế toán phù hợp. Một phần mềm kế toán thông dụng phải hướng tới sự tiện lợi, đơn giản dễ sử dụng nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các tính năng tiện ích.
Thiết kế giao diện của phần mềm đóng vai trò khá quan trọng, đặc biệt là với người mới bắt đầu sử dụng. Một giao diện rắc rối, khó nhìn rất dễ khiến người sử dụng bị rối, khó nắm bắt được các tính năng của phần mềm.
Thao tác trên phần mềm là yếu tố thứ hai quyết định độ khó của phần mềm. Các nghiệp vụ kế toán trên phần mềm cần phải được thực hiện một cách trơn tru không quá lòng vòng hay nhiều thao tác.
Các bút toán kèm theo nên có các chức năng xử lý tự động hoặc lưu ý hướng dẫn để người sử dụng thực hiện. Các thao tác nên có các phím tắt để người sử dụng có thể thao tác dễ dàng hơn.
d. Tiện ích, tính năng và ưu điểm của phần mềm
- Mỗi một phần mềm đều có các tính năng, tiện ích riêng biệt mà không thể liệt kê hết ra được. Tuy nhiên tất cả các tính năng đó đều có chung một mục đích đó là tiện lợi hóa công tác kế toán của người sử dụng.
Phần mềm kế toán không đầy đủ tính năng thì không khác gì làm thủ công trên Excel gây mất thời gian, công sức của người sử dụng chưa kể dễ gây ra sai sót trong quá trình xuất – nhập liệu. Có thể nói, các tính năng tự động khá quan trọng với một phần mềm kế toán thông dụng. Nó giúp người dùng tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn có thể đảm bảo được công việc hiệu quả nhất.
e. Hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm
*** Việc các phần mềm không uy tín, hỗ trợ không tốt đã là chuyện rất thường thấy trên thị trường hiện nay. Những hậu quả mà nó đem lại tùy theo trường hợp từ chậm công việc cho tới mất hẳn toàn bộ phần dữ liệu đã làm trên phần mềm. Để tránh khỏi tình trạng trên người sử dụng nên chọn các phần mềm có nhà sản xuất uy tín, tránh sử dụng các phần mềm kế toán trôi nổi không còn được phát triển hay hỗ trợ.
Vậy làm thế nào để xác định một nhà cung cấp có hỗ trợ tốt hay không? Kinh nghiệm là các bạn hãy chú ý tới tần suất cập nhật của phần mềm. Việc cập nhật ngoài để thay đổi theo các thông tư, quyết định mới của Bộ tài chính ra, nhà phát triển còn cập nhật phần mềm để bổ xung các chức năng hay sửa đổi các lỗi thường gặp. Hành động trên thể hiện sự chăm chút của nhà phát triển với sản phẩm của mình, người hưởng lợi không ai khác chính là những người sử dụng.
Tiếp đến là đội ngũ tổng đài hỗ trợ của một phần mềm kế toán. Bộ phần chăm sóc khách phản ảnh rõ nhất về việc phần mềm đang được phát triển lớn mạnh. Khách hàng sẽ an tâm sử dụng phần mềm hơn khi biết rằng đội ngũ hỗ trợ luôn túc trực tư vấn hướng dẫn hay xử lý các vấn đề xảy ra của phần mềm.
Hi vọng với những chia sẻ trên đây của chúng tôi, quý khách hàng có thể lựa chọn cho mình một phần mềm kế toán thông dụng và phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Tìm hiểu thêm về bài viết Chân dung của một giám đốc điều hành vĩ đại, và cách bạn chọn những công sự phù hợp của chúng tôi…
