Cách Điều Chỉnh, Hủy Bỏ, Lập Lại Hóa Đơn Điện Tử Đã Xuất

0
2011
cach-huy-bo-dieu-chinh-lap-lai-hoa-don-da-xuat1
Cách Điều Chỉnh, Hủy Bỏ, Lập Lại Hóa Đơn Điện Tử Đã Xuất

Hướng dẫn điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử đã xuất

Dù hình thức lập hóa đơn điện tử đã hạn chế tới mức thấp nhất những sai sót có thể xảy ra so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên một số lỗi mang tính chất chủ quan như: Sai số lượng hàng hóa, đơn giá, mức thuế xuất…. thì vẫn có thể xảy ra. Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán xử lý ra sao? Điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như thế nào?

Kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như sau:

  • Trường hợp sai thông tin khách hàng, doanh nghiệp (họ tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh (Căn cứ vào khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Sửa đổi, bổ sung cho Thông tư số 119/2014/TT-BTC),
  • Trường hợp sai các thông tin: Sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hoá đơn đã lập, đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa hay cung ứng dịch vụ, hoặc người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.

1. Thủ tục điều chỉnh hoá đơn điện tử

Thủ tục điều chỉnh Hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

  • Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung đã sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán của từng loại, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh cho bên mua.

Đối với các hoá đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn,… thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.

2. Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế

Thủ tục lập Hóa đơn thay thế được thực hiện theo các bước:

  • Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn điện tử thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Thực hiện chức năng lập hóa đơn thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại HDDT mới cho bên mua.

Trường hợp nếu phát hiện ra hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ – lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.

3. Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử

Thủ tục hủy bỏ – lập mới hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

  • Lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
  • Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên HDDT mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Do đó, việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận bằng bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất theo như hướng dẫn bên trên.

Có thể thấy, việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai có quy trình tương tự như hóa đơn giấy. Sự khác biệt có chăng chỉ là một vài thao tác đặc thù của mỗi loại như chữ ký thường có thể thay thế bằng chữ ký số,… Nhưng tất nhiên, so với hóa đơn giấy doanh nghiệp phải làm thủ công thì việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử có sẵn các mẫu biên bản ngay trên phần mềm, kế toán xử lý và gửi trực tiếp trên phần mềm sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Xem thêm: