Hướng dẫn cách thức xử lý quỹ tiền mặt bị âm

0
592
cach-su-ly-quy-tien-mat-bi-am
Cách thức xử lý quỹ tiền mặt bị âm

Cách thức xử lý quỹ tiền mặt bị âm

* Trong quá trình xử lý công việc, có rất nhiều các chứng từ, hóa đơn, chứng từ cần phải hạch toán nên đôi khi xảy ra sai sót là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra. Quỹ tiền mặt bị âm cũng là một trong những tình huống mà kế toán thường gặp phải. Vậy thì cách thức xử lý quỹ tiền mặt bị âm như thế nào?

Quỹ tiền mặt bị âm là gì?

+ Quỹ tiền mặt bị âm là trường hợp khi tổng số tiền chi trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền thu trên sổ sách kế toán.

+ Trên thực tế, quỹ tiền mặt không thể bị âm, vì hoạt động thu chi của doanh nghiệp vẫn thường xuyên diễn ra. Không thể xảy ra trường hợp doanh nghiệp chỉ thu tiền mà không có hoạt động chi tiền. Vậy căn nguyên dẫn đến điều này là từ đâu và lý do là gì?

Nguyên nhân dẫn tới quỹ tiền mặt bị âm

Thông thường khi xảy ra trường hợp quỹ tiền mặt của công ty bị âm, kế toán cần phải rà soát lại các vấn đề sau đây:

– Hạch toán thiếu nghiệp vụ tiền thu, chi phát sinh.

– Số tiền trên phiếu thu – chi khác trên sổ sách kế toán.

– Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu (điều này khiến cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại các thời điểm trong ngày)

– Có sự chênh lệch giữa tiền mặt tồn quỹ thực tế với biên bản kiểm kê quỹ.

– Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ, công nhân viên trong Công ty nhưng không có giấy nhận tiền hoặc phiếu thu của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả đầy đủ tới người bán.

– Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung có chứng từ quỹ, sổ kế toán và sổ quỹ không tách biệt…

– Ghi lệch nhật ký chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.

– Ghi chép, phân loại, phản ánh số liệu chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)

– Cùng 1 hóa đơn nhưng tính sổ hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hóa đơn, hợp đồng.

– Không làm báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ, kế toán và thủ quỹ không thường xuyên đối chiếu số liệu với nhau.

– Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các cách không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.

– Cuối kỳ không kiểm tra lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.

– Không làm biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ ký của thủ quỹ và kế toán trưởng. Không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ ký của Giám đốc, người có quyền quản lý và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.

– Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.

Nếu kế toán phát hiện xảy ra sai sót tương ứng với một trong các điều trên thì rất dễ dẫn đến việc quỹ tiền mặt bị âm.

Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm là gì?

* Trong trường hợp quỹ tiền mặt bị âm thì trước hết, kế toán hãy tìm hiểu nguyên nhân. Sau khi xác định rõ nguyên nhân thì các bạn hãy thực hiện theo các cách sau đây:

a, Hạch toán lại các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào TK 331

Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm khoản tiền chi, cân đối được lượng tiền mặt, qua đó xử lý quỹ tiền mặt bị âm. Cách hạch toán như sau:

  • Nợ hàng, Nợ CP
  • Nợ Thuế VAT đầu vào
  • Có 331 – Phải trả người bán

Khi có tiền sẽ thanh toán sau, lúc doanh nghiệp thanh toán, kế toán nên phản ánh vào các tài khoản:

  • Nợ 331
  • Có 111, 112

Lưu ý: Để sử dụng cách này thì kế toán bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ, hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm. Kế toán nên chú ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để giảm thiểu phát sinh chi phí trả chậm.

b. Làm hợp đồng cho vay mượn cá nhân, lãi suất 0%

* Thông thường khi xảy ra trường hợp quỹ tiền mặt âm, có rất nhiều kế toán sử dụng phương pháp này. Vì đây là một cách xử lý khá đơn giản, an toàn và thực tế. Kế toán sẽ làm các hợp đồng vay mượn cá nhân giám đốc hoặc các cá nhân trong và ngoài công ty.
Ưu điểm của phương pháp này:

– Doanh nghiệp sẽ không phát sinh thêm chi phí tài chính

– Tăng khoản Thu tiền cho doanh nghiệp (kế toán cần làm phiếu thu nếu tăng thêm tiền)

Cách hạch toán như sau:

  • Nợ 111
  • Có 341

c, Tăng vốn điều lệ

* Phương pháp này sẽ giúp công ty tăng tiền mặt. Với trường hợp này, nếu cá nhân nhận vốn góp thì có thể đóng góp bằng tiền mặt. Còn nếu đối tượng góp vốn là Doanh nghiệp thì phải chuyển khoản. Khi đó kế toán phải hợp lệ hóa các chứng từ.

d, Khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt

Cách làm cho này giúp tăng khoản Thu tiền mặt tại doanh nghiệp, khiến cho giảm âm quỹ tiền mặt.

Yêu cầu: Kế toán phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ đầy đủ, cẩn thận
Khi đó, kế toán hạch toán:

  • Nợ 111
  • Có 131

e, Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau

+ Với phương pháp xử lý này, kế toán chuyển một số khoản chi tiền nội bộ không liên quan tới hóa đơn giá trị gia tăng, có thể chuyển sang kỳ sau để làm giảm lượng chi tiền. Ví dụ: trợ cấp, chi lương nhân viên,…

Ngoài ra, trên thực tế thì các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số giải pháp như nhận được khoản tiền mặt từ hoạt động cho, biếu, tặng. Nhưng cách này không khả thi vì sẽ bị tính thuế Doanh nghiệp 20%.

Trên đây là một số phương pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm, các bạn kế toán có thể tham khảo và lưu trữ lại đề phòng trường hợp này xảy ra với doanh nghiệp của mình.

Xin cảm ơn!