Doanh Nghiệp Có Thể Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Bằng Những Cách Nào?

0
566
Su-dung-phan-mem-HDDT-Toi-uu
Doanh Nghiệp Có Thể Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Bằng Những Cách Nào?

Doanh Nghiệp Có Thể Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Bằng Những Cách Nào?

Với việc thị trường hiện nay đang có xu hướng chuyển dịch sang nền kinh tế số, việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một yêu cầu tất yếu hiện nay.

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã được Chính phủ ban hành và có hiệu lực từ 01/11/2018, tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, đơn vị muốn sự dụng hóa đơn điện tử phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử bằng cách nào?

Doanh nghiệp có thể triển khai HDDT theo 3 phương thức sau :

  1. Thứ nhất : Doanh nghiệp có thể tự xây dựng một bộ phần mềm hóa đơn điện tử cho riêng mình. Doanh nghiệp có thể tự mình thiết lập phần mềm hoặc thuê một công ty công nghệ làm thay.
  2. Thứ hai : Doanh nghiệp phải sử dụng sau đó phát hành trực tiếp thông qua cổng giao dịch của tổng cục thuế.
  3. Thứ ba : Đơn vị , doanh nghiệp có thể đặt mua phần mềm hóa đơn điện tử thông qua một bên trung gian cung cấp phần mềm khác.

Rất nhiều doanh nghiệp khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đều rất bỡ ngỡ, không biết phải lựa chọn hình thức nào. Bản thân các doanh nghiệp thậm chí còn đánh đồng hóa đơn giấy cũng giống với HDDT.

Tuy nhiên, khác với hóa đơn giấy, việc tự xây dựng và triển khai hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ những quy định rất khắt khe của pháp luật.

Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

   Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

  1. Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng,
  2. Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử,
  3. Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định,
  4. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật,
  5. Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn,

Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu,
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Như vậy, để có thể tự mình triển khai một phần mềm Hóa đơn điện tử, mỗi doanh nghiệp cần phải đảm bảo đủ 3 yếu tố đó là: cơ sở hạ tầng (bao gồm hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng lưu trữ), công nghệ và nhân lực quản trị.

Việc tự mình triển khai và duy trì phần mềm hóa đơn điện tử có thể ngốn một số tiền rất lớn của doanh nghiệp. Do đó, một phương pháp được nhiều công ty sử dụng hiện nay là lựa chọn đặt mua một phần mềm HDDT được cung cấp bởi một bên trung gian thứ 3. Đó là cách làm tối ưu và hiệu quả nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Xem thêm: