Điều kiện của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử
Hiện nay, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có hai lựa chọn, một là tự xây dựng phần mềm, hai là thông qua nhà cung cấp dịch vụ trung gian. Rõ ràng, việc tự mình xây dựng một phần mềm hóa đơn chuyên nghiệp sẽ rất tốn kém. Để cắt giảm chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín nhất, tốt nhất và phù hợp nhất.
Vậy, để có thể có đủ các điều kiện cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tổ chức trung gian cần phải đáp ứng được những yêu cầu như thế nào?
Những điều kiện mà các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần đáp ứng
Việc đáp ứng được những tiêu chí để có thể cung cấp giải pháp hóa đơn không phải là chuyện dễ dàng. Đặc biệt, khi mà Tổng cục thuế và Bộ tài chính xác định HDDT chính là giải pháp trọng yếu trong vấn đề phòng, chống hóa đơn giả thì việc xét duyệt các điều kiện để trở thành một nhà cung cấp phần mềm lại càng khắt khe hơn.
Cụ thể, theo Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nêu rõ tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần thỏa mãn 8 điều kiện sau đây:
- 1. Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- 2. Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- 3. Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- 4. Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- 5. Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- 6. Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng để khắc phục các sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu.
- 7. Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
- 8. Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau:
Danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).
Xem thêm:
