Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót
Sai sót trong lập hóa đơn chứng từ có thể xem là một ám ảnh kinh hoàng đối với mọi kế toán viên. Và dù có cẩn thận đến đâu thì sự sai sót này thi thoảng vẫn có thể xảy ra. Từ sau khi Nhà nước đẩy mạnh triển khai ứng dụng hóa đơn điện tử vào doanh nghiệp thì có rất nhiều các bạn kế toán thắc mắc về quy trình xử lý những tờ HDDT đã lập nhưng bị sai, nhầm lẫn sẽ như thế nào? Cách thức giải quyết khác biệt với hóa đơn giấy ra sao?…
Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý đối với hóa đơn điện tử (có mã và không có mã của cơ quan thuế) đã lập nhưng bị sai sót như sau:
1, Trước hết, cần hiểu hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã là gì?
- Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế: Là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử (HĐĐT) không có mã của cơ quan thuế: Là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2, Về cách xử lý HĐĐT đã lập nhưng bị sai sót
a. Thứ nhất, xử lý HĐĐT có sai sót sau khi cấp mã của cơ quan thuế
Trường hợp HĐĐT chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì:
- Người bán thực hiện thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp HĐĐT đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì:
- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán).
- Đồng thời, người bán thực hiện thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót hóa đơn đã được cấp mã thì:
- Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót (theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
b. Thứ hai, xử lý HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã lập
Trường hợp doanh nghiệp đã lập HĐĐT và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì:
- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Đồng thời, người bán thực hiện thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.
Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện HĐĐT đã lập có sai sót thì:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót (theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo này về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.
Xem thêm:
- Hóa đơn điện tử và những điều cần biết
- 4 sai lầm về thuế mà doanh nghiệp thường mắc phải
- Những lưu ý khi kê khai thuế đối với hóa đơn điện tử
- Những lưu ý khi chuyển đôi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Các hình thức lưu chữ hóa đơn điện tử phổ biến
- Những vướng mắc về hóa đơn điện tử
- Sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có được không?
