Phần mềm hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp mới
Từ sau khi nghị định 119/2018/NĐ-CP của chính phủ có hiệu lực thì các doanh nghiệp mới được thành lập từ sau ngày 01/11/2018 sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp mới thành lập có những đặc thù riêng và việc sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào là an toàn, hợp lý không phải là môt câu hỏi dễ trả lời.
1, Những đặc thù của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Các doanh nghiệp mới thành lập là những mô hình kinh tế còn non trẻ. Tùy vào mức độ kêu gọi vốn khác nhau nhưng hầu hết các “Start-up” thường có quãng thời gian xoay vòng vốn khá ngắn. Chính vì thế, các giao dịch luôn phải diễn ra nhanh chóng và liên tục. Bên cạnh đó cũng phải đảm bảo được tính pháp lý vì nếu bị phạt thì đó sẽ là tổn thất không nhỏ với các doanh nghiệp này.
Bởi đặc thù kinh doanh của các doanh nghiệp mới thành lập là thường xuyên giao dịch (cung cấp – thu mua nguyên vật liệu, máy móc,…), đồng thời giao dịch đó có thể diễn ra liên tục và dồn dập trong một khoảng thời gian ngắn nên việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng phải đáp ứng được những tiêu chí nhất định
Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới cần có những yếu tố như: đảm bảo sự chính xác về thông tin, có thể gửi – nhận – đối soát nhanh chóng, có thể xuất nhiều hóa đơn trong một khoảng thời gian ngắn, và tất nhiên, phải có chi phí vừa phải.
2, Lợi ích của hóa đơn điện tử với các doanh nghiệp mới thành lập
Đẩy nhanh quá trình thanh toán, tiết kiệm chi phí
Rõ ràng so với kiểu hóa đơn giấy truyền thống mà hiện nay một số doanh nghiệp vẫn còn đang phải sử dụng, hóa đơn điện tử đã rút ngắn được rất nhiều thời gian khởi tạo và xuất hóa đơn – gửi – chờ sự phản hồi từ đối tác – tiến hành thanh toán – lưu trữ hóa đơn.
Hơn thế nữa, chi phí vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy thường rất cao – gây tốn kém nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Với những đợt giao dịch ở mức độ vừa phải và liên tục của doanh nghiệp mới, chi phí hóa đơn này có thể lên đến con số khổng lồ. Chính vì thế, hóa đơn điện tử là giải pháp hoàn hảo để đẩy nhanh quy trình thanh toán và giảm thiểu chi phí hóa đơn cho doanh nghiệp.
Tự động hóa xuất – quản lý hóa đơn
Với loại hình hóa đơn điện tử, những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tự động xuất hóa đơn cũng như rút ngắn những thủ tục hành chính. Hiện nay, các phần mềm hóa đơn điện tử cũng đã được tích hợp sẵn với các phần mềm quản lý, bán hàng giúp cho các doanh nghiệp mới có thể tạo ra sự thống nhất trong công tác quản lý thuế, dòng tiền của doanh nghiệp mình.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Với hệ thống tự động gửi và thông báo tình trạng hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới khiến khách hàng trở nên thoải mái, bớt thời gian chờ đợi, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và uy tín hơn. Đồng thời, hóa đơn điện tử loại bỏ nguy cơ hóa đơn giả mạo, đảm bảo sự minh bạch cho cả hai bên doanh nghiệp.
Đây chính là yếu tố tối quan trọng giúp các doanh nghiệp Start-up có thể tự tin hơn trong việc kinh doanh và phát triển công ty của mình. Hiện nay, muốn triển khai hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp cần phải sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế kiểm nghiệm và cấp giấy chứng nhận. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hoặc sử dụng hoặc sử dụng một ứng dụng được cung cấp bởi bên thứ 3 đã được Tổng cục thuế cấp phép.
Việc tự mình phát triển một ứng dụng hóa đơn điện tử sẽ tốn khá nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc, vì vậy, với những doanh nghiệp mới thành lập thì giải pháp tối ưu chính là sử dụng sản phẩm của một bên thứ 3.
Hiện nay bạn rất dễ dàng để có thể lựa chọn được một nhà cung cấp uy tín và chất lượng, có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Tuy nhiên bạn nên lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử có tích hợp sẵn với phần mềm kế toán và những phần mềm quản trị khác là tối ưu nhất.
Xem thêm:
