Học hỏi kinh nghiệm từ các nước trong việc áp dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi bởi sự tiện ích, chính xác, hiện đại và tiên tiến mà nó mang lại. Cũng chính bởi sự thuận tiện ấy mà hầu hết các quốc gia đều đã triển khai sử dụng hóa đơn điện tử vào cả doanh nghiệp và quản lý với mục tiêu thúc đẩy sự phát triển của thương mại điện tử.
Giai đoạn triển khai hóa đơn điện tử
Ở nhiều quốc gia, theo như điều tra khảo sát và nghiên cứu thì đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử chủ yếu là doanh nghiệp, người bán hàng, dịch vụ và nhà cung cấp. Tại Châu Âu, hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp , đặc biệt là doanh nghiệp lớn. Tại Thụy Điển, hóa đơn điện tử được đưa vào triển khai từ cuối những năm 1980. Đến khi Ủy ban châu Âu xác định hóa đơn điện tử trở thành một phần của kế hoạch hoạt động châu Âu điện tử thì đến năm 2014, Liên minh châu Âu đã bạn hành một số chỉ thị yêu cầu chính quyền hành chính ở 28 quốc gia thành viên sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử giao dịch giữa doanh nghiệp và chính phủ.
Khác với châu Âu, ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương thì việc áp dụng giải pháp hóa đơn điện tử đang ở các giai đoạn khác nhau với mục đích là tạo điều kiện cho việc tuân thủ pháp luật và cải thiện số thuế. Điển hình là tại Trung Quốc, cùng với việc cải cách quản lý thuế, cơ quan chức năng đã có những bước tiến mới trong việc điện tử hóa con dấu, chữ ký, hóa đơn bằng việc xác nhận danh tính, giúp đảm độ chính xác cực cao về thông tin.
Kinh nghiệm từ các nước trong việc áp dụng hóa đơn điện tử
Ở nhiều quốc gia, theo như điều tra khảo sát và nghiên cứu thì đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử chủ yếu là doanh nghiệp, người bán hàng, dịch vụ và nhà cung cấp
Với việc áp dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể giảm sát tức thì thay vì giám sát hậu kỳ như trước đây. Cũng nhờ có hóa đơn điện tử mà việc quét thông tin trên từng hóa đơn, kiểm tra lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp cũng dễ dàng được thực hiện. Theo lộ trình, Trung Quốc đang xây dựng ngành thuế điện tử với mục đích nhằm thực hiện chiến lược số hóa quốc gia.
Còn tại Singapore, hóa đơn điện tử đã được áp dụng ngay từ năm 2003. Tại đây, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mà không cần sự chấp thuận trước của cơ quan thu nội địa với yêu cầu phải tuân thủ hướng dẫn lưu giữ hồ sơ đăng ký. Doanh nghiệp tại Singapore cũng có thể thuê bên thứ ba để tạo ra hóa đơn điện tử và tín dụng điện tử. Vào tháng 11/2008 các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho Chính phủ đã bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử khi giao dịch.
Cũng tương tự tại Indonesia, vào năm 2014 cơ sở pháp lý về bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp đã được xây dựng và bắt đầu thực hiện vào 1/7/2016. Bằng việc sử dụng hóa đơn điện tử việc làm giả hóa đơn đã được ngăn chặn và còn giúp Indonesia giảm số hoàn thuế trong khi số thu thuế GTGT tăng lên.
Điều kiện đảm bảo sử dụng hóa đơn điện tử và chế tài xử phạt
Ở phần lớn các nước Mỹ La tinh, người cung cấp hàng hóa và dịch vụ phải gửi một tệp hóa đơn tiêu chuẩn tới cơ quan thuế trung ương để phê duyệt trước khi hàng hóa và dịch vụ được bán ra. Khi được chấp thuận, người bán in một bản sao của hóa đơn điện tử được phê duyệt và gửi cùng với hàng hóa được giao. Đồng thời, hóa đơn điện tử cũng được gửi kèm qua email, do đó, người mua hàng khi nhận được hàng sẽ có thể đối chiếu hóa đơn đi kèm giấy với hóa đơn trong email để đảm bảo sự chính xác.
Mặc dù hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi nhưng phương thức áp dụng hóa đơn điện tử của các nước rất khác nhau. Một số quốc gia như Hàn Quốc, Indonesia áp dụng hình thức hóa đơn điện tử bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp. Trong khi đó tại Mexico hay Chi Lê lại yêu cầu áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số nhóm doanh nghiệp có doanh thu trên ngưỡng quy định.
Bên cạnh đó, ở nhiều quốc gia để thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử thì lại áp dụng cơ chế khuyến khích bằng cách cho phép giảm trừ vào nghĩa vụ thuế một số tiền nhất định cho mỗi hóa đơn điện tử được sử dụng. Ngược lại, đối với những quốc gia yêu cầu bắt buộc thì thường có chế tài xử phạt rõ ràng đối với trường hợp không tuân thủ.
Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai hóa đơn ở Việt Nam
Đối với Việt Nam, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho doanh nghiệp và cơ quan thuế đều có lợi. Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử vừa có lợi ích kinh tế, vừa mang lại sự thuận tiện, giúp quản lý khoa học, lưu trữ dễ dàng,… Cơ quan thuế lại có thể kiểm tra, giám sát, ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn. Vì lẽ đó, tại Việt Nam hóa đơn điện tử luôn được khuyến khích sử dụng.
Tuy nhiên, với việc vẫn đang trong quá trình hoàn thiện hóa cơ chế và cách thức triển khai sao cho hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế ở Việt Nam thì việc tham khảo các mô hình HDDT từ các nước phát triển là điều tất yếu. Do đó mà dù các nghị định liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đã được ban hành kịp thời, nhưng rất có thể sẽ thay đổi trong tương lai, thậm chí là những thay đổi liên tục trong thời gian ngắn.
Vậy nên, các doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử cần phải nhắc nhở kế toán liên tục cập nhật các tin tức mới nhất về các quy định có liên quan. Đồng thời, quý khách cũng phải chọn cho mình một đơn vị cung ứng phần mềm HDDT uy tín để tránh tình trạng hỏng, lỗi hay các vấn đề pháp lý có liên quan.
Xem thêm:
