Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

378
Quy-dinh-ve-mau-so-va-ky-hieu-hoa-dơn-dien-tu-theo-thong-tu-68
Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

***  Như vậy là sau hơn 1 năm Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời thì vào ngày 30/09/2019 vừa qua, Bộ Tài Chính đã chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC nhằm hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Nổi bật trong đó là sự thay đổi về quy cách ghi mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử.

Đây là một trong những thay đổi quan trọng vì các mẫu số và ký này cũng sẽ thay đổi hoàn toàn quy cách tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử hiện hành. Cụ thể thì sự khác biệt trong mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử trong Thông tư 68 là gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

  • Tại Điều 3 – Chương I của thông tư 68 đã có quy định rất rõ về các phần nội dung của hóa đơn, trong đó bao gồm quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử, chúng tôi xin được trích dẫn như sau:

“a.2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:

  • Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng,
  • Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng,
  • Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử,
  • Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều này.

a.3) Ký hiệu hóa đơn

***  Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

  • Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế,
  • Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo. 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21,
  • Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
  1. Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
  2. Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
  3. Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  4. Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY,
  • Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết),
  • Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:
  1.  “1C21TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
  2. “2C21TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
  3.  “1C22LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  4.  “1K22TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
  5. “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
  6. “3K22TAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

a.4) Số hóa đơn

  • Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.”

Như vậy, quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 68 sẽ thể hiện được rất nhiều thông tin liên quan đến doanh nghiệp cũng như loại hình hóa đơn. Mặc dù vậy, điều này sẽ khiến các kế toán gặp đôi chút khó khăn trong việc điền thông tin. Nhất là trong quá trình nhập liệu hóa đơn vào sổ sách kế toán tổng hợp sẽ rất dễ sai sót.

Tuy nhiên, mọi khó khăn này đều sẽ được giải quyết các bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử