Nội Dung Bài Viết
Những yếu tố quyết định một phần mềm hóa đơn điện tử tốt
Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt, trước tiên phải đáp ứng được đầy đủ các thông tin và nghĩa vụ theo đúng luật pháp yêu cầu. Đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, phải tiết kiệm được chi phí và mang lại hiệu quả công việc cao cho doanh nghiệp, phải đơn giản dễ dàng thao tác và sử dụng, phải được hỗ trợ nhiệt tình và đầy đủ từ phía nhà cung cấp, phải an toàn và bảo mật tuyệt đối… Trong bài viết này chúng tôi xin được nêu ra các tiêu chuẩn của một phần mềm tốt, mà doanh nghiệp nên tham khảo để lựa chọn cho mình.
Công nghệ thông tin là yếu tố tiên quyết để khẳng định doanh nghiệp có xu hướng hội nhập với nền công nghiệp 4.0 hay không? Việc áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp là không thể thiếu. Với mục tiêu phủ sóng hóa đơn điện tử trên cả nước trong năm 2020, 100% doanh nghiệp Việt Nam sẽ sử dụng hoàn toàn là hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.
Vậy, đâu là những lý do khiến không chỉ Việt Nam mà rất nhiều các quốc gia trên toàn thế giới đang áp dụng hóa đơn điện tử cho nền kinh tế của mình? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây các bạn nhé
1. Hóa đơn điện tử và xu hướng tất yếu trong ngành Tài chính
Từ những năm 2011, trong nội dung Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài cũng như các hướng dẫn của Tổng cục Thuế về việc triển khai ứng dụng hóa đơn điện tử đã cho thấy rõ việc sử dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu trong tương lai.
Cho đến thời điểm hiện tại, Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành và có hiệu lực từ 1/11/2018 về việc sử dụng hóa đơn điện tử đã nhận được những hưởng ứng tích cực từ các nhà quản lý và doanh nghiệp. Số lượng Doanh nghiệp chuyển từ hóa đơn truyền thống sang sử dụng hóa đơn điện tử đang tăng lên đáng kể. Đó là dấu hiệu tích cực cho thấy HDDT đang từng bước có chỗ đứng trong nền kinh tế Việt Nam.
Tuy nhiên, vẫn còn một bộ phận doanh nghiệp tỏ ra chậm trễ, ngại chuyển đổi. Đây là một điều hết sức đáng tiếc bởi mặc dù chưa đến thời hạn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử của bộ Tài Chính nhưng nếu các doanh nghiệp này không nhanh chóng đổi mới cách thức sử dụng hóa đơn thì bản thân họ đã bỏ qua hàng loạt lợi ích vô cùng to lớn mà HDDT có thể đem lại. Cụ thể:
a. Tiết kiệm thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian ở tất cả các khâu so với hóa đơn giấy truyền thống. Từ các quy trình phát hành, các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn,… Khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống mà sẽ được gửi tới tận tay đối tác ngay lập tức thông qua hệ thống mạng internet.
Doanh nghiệp cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy…
Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc doanh nghiệp phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm HDDT sẽ tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invocie của chúng tôi cũng đã được tích hợp sẵn với các phần mềm quản trị khác của ACMan như: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, khách sạn, quản trị nhân sự,… cho phép đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm. Quý khách hàng không cần phải nhập lại dữ liệu nữa mà tất cả đều sẽ được lưu trữ tự động.
b. Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính Thuế
Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.
c. Đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn
Áp dụng hóa đơn điện tử, có nghĩa là doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.
Thêm vào đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; doanh nghiệp cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ…
d. An toàn – Bảo mật – Chống làm giả hóa đơn
Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…
Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của chúng tôi đã được tích hợp tính năng kiểm tra hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn. Giúp cho kế toán có thể chủ động hơn trong công tác quản trị, lưu trữ hóa đơn và làm báo cáo tài chính.
Có thể nói, hóa đơn điện tử đã khắc phục được hầu hết những nhược điểm của hóa đơn giấy như dễ thất lạc; vận chuyển và xin xác thực mất nhiều thời gian; dễ bị làm giả… Khi sử dụng hóa đơn điện tử, công tác sử dụng, quản lý hóa đơn của doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.
Để đạt được những lợi ích nói trên, doanh nghiệp cần trang bị cho mình một phần mềm hóa đơn điện tử tiện ích do đơn vị uy tín cung cấp. Các bạn có thể lựa chọn phần mềm AC-Invoice của công ty cổ phần ACMan vì nó đáp ứng được đầy đủ những yếu tố mà chúng tôi kể trên.
Không chỉ đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ của Tổng cục Thuế, AC-Invoice còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán triển khai hóa đơn điện tử tại nhiều doanh nghiệp với những tính năng vượt trội của phần mềm và hệ thống hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp.
Trên đây là một vài các lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi:
Tham khảo thêm về hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán
Điện Thoại : 038 225 1656
Email : vodang@tintucvg.com
