Những Kiến Thức Cần Biết Trước Khi Triển Khai Hóa Đơn Điện Tử

0
2440
kinh-nghiem-trien-khai-hoa-don-dien-tu
Những kiến thức cần biết khi triển khai hóa đơn điện tử

Những kinh nghiệm để triển khai thành công hóa đơn điện tử

Để triển khai thành công hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải nắm vững kiến thức, thông tin về hóa đơn điện tử, xây dựng nền móng cơ sở hạ tầng, thông tin, đào tạo con người cũng như tìm hiểu, hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Tìm hiểu kiến thức, thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử

Trước khi tiến hành triển khai thực tế, doanh nghiệp cần tìm hiểu đầy đủ kiến thức, thông tin về hóa đơn điện tử. Dưới đây là những thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Thông tin về nghị định hiện hành

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/09/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có hiệu lực từ ngày 01/11/2018. Khi tiến hành triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định trong Nghị định 119 nhằm đảm bảo việc tạo lập, phát hành, lưu trữ hóa đơn hợp pháp.

Một trong những nội dung đáng chú ý nhất trong Nghị định 119 là thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp trong nước cần chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là trước ngày 1/11/2020. Do đó doanh nghiệp nên có kế hoạch triển khai hóa đơn điện tử sớm để tránh tình trạng lúng túng, bỡ ngỡ, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh.

Hiện tại, Bộ Tài chính cũng đang xây dựng Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119 và sẽ sớm ban hành chính thức trong thời gian tới.

Điều kiện cần và đủ để triển khai hóa đơn điện tử

Để được phép khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải đáp ứng những điều kiện dưới đây:

  • Có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, mạng Internet, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
  • Có chữ ký điện tử được đăng ký theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ

Đây là những thông tin quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần bắt buộc nắm rõ trước khi bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử. Nếu hợp tác với nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng có thể liên hệ với bộ phận tư vấn để được hỗ trợ tìm hiểu thông tin một cách hiệu quả nhất.

Xây dựng cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin, đào tạo nhân lực

Sau khi nắm rõ các thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng, chuẩn bị tốt các yếu tố cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin, đào tạo nhân viên để có thể triển khai mô hình hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

Điều kiện về cơ sở hạ tầng để áp dụng hóa đơn điện tử khá đơn giản, chỉ cần hệ thống máy tính có cấu hình vừa phải và đảm bảo đường truyền kết nối Internet ổn định. Điều kiện này có thể đáp ứng được tại đa số các văn phòng làm việc của doanh nghiệp hiện nay.

Doanh nghiệp cũng cần đăng ký để sở hữu chữ ký số tại các nhà cung cấp uy tín. Đây là yêu cầu bắt buộc bởi chữ ký số cần thiết để doanh nghiệp có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thành công cũng như trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo sở hữu hệ thống lưu trữ dữ liệu đủ ổn định, đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản như lưu trữ, sao lưu, và khôi phục dữ liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo, tập huấn về hóa đơn điện tử nhằm xây dựng đội nhân viên am hiểu cách vận hành hóa đơn điện tử.

Trên thực tế, đa số doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với các đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thay vì tự mình triển khai. Với kinh nghiệm triển khai lâu năm cũng như đội ngũ nhân viên đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ, các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử, xây dựng mô hình hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả cao nhất và được tư vấn, hỗ trợ cập nhật các thông tin, chính sách, nghiệp vụ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng. Điều này khiến việc áp dụng hóa đơn điện tử ở doanh nghiệp thuận tiện, nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Xem thêm: