Lợi ích phổ biến của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đã và đang là xu thế tất yếu trong cuộc cách mạng 4.0, mang lại nhiều lợi ích lớn cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP được xem là bước đi quan trọng của ngành Thuế nói riêng và Chính phủ nói chung trong việc thúc đẩy quá trình phổ biến hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp trên cả nước. Nghị định đã đưa ra những thông tin, quy định quan trọng giúp các doanh nghiệp hiểu rõ cách thực hiện, áp dụng hóa đơn điện tử đúng pháp luật.
Một trong những nội dung quan trọng nhất của Nghị định 119 là thời hạn bắt buộc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp. Theo đó, kể từ ngày 1/11/2020, tất cả doanh nghiệp đều phải hoàn thành việc thay thế hình thức hóa đơn giấy truyền thống bằng hóa đơn điện tử.
Thời hạn này có ý nghĩa quan trọng, thúc đẩy doanh nghiệp sớm áp dụng hóa đơn điện tử để tránh tình trạng bỡ ngỡ, lúng túng, giúp khách hàng doanh nghiệp làm quen với hình thức hóa đơn này. Đồng thời, áp dụng hóa đơn điện tử sớm cũng giúp doanh nghiệp không gặp phải sự cố liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh khi các doanh nghiệp khác đồng loạt đăng ký triển khai hóa đơn điện tử vào thời hạn cuối.
Những lợi ích hữu hình mà hóa đơn điện tử mang lại
Thực tiễn đã chứng tỏ những lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực mang lại cho doanh nghiệp. Nó không chỉ thiết thực với mỗi doanh nghiệp, mà còn thiết thực với cả ngành thuế. Có thể kể đến như:
- Không mất nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn.
- Giảm chi phí in hóa đơn và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hoá đơn… so với sử dụng hoá đơn giấy, từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của hóa đơn điện tử là quá trình xử lý nhanh, thông tin trên hóa đơn điện tử được liên kết trực tiếp vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hoá, dịch vụ;
- Việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho Khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử mà không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển.
- An toàn và bảo mật, giảm thiểu rủi ro mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan…
Và những lợi ích vô hình mà hóa đơn điện tử mang lại
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp nhận được những giá trị hữu hình mà còn mang lại những giá trị vô hình không thể quy đổi thành tiền. Đó là giá trị cơ hội mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội với những tiện ích, dịch vụ hiện đại, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu cũng như tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc của doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy, sử dụng hóa đơn giấy ở thời đại cách mạng thông tin bùng nổ không còn phù hợp bởi tín bảo mật không cao, tạo ra kẽ hở lớn khiến một số đối tượng lợi dụng để lập nhiều doanh nghiệp “ma”, không kinh doanh nhưng vẫn sử dụng hóa đơn, xuất hóa đơn khống để khấu trừ thuế, gian lận thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng, trốn thuế.
Điều này không chỉ ảnh hưởng lớn tới ngân sách nhà nước mà còn gây bất lợi không nhỏ tới các doanh nghiệp làm ăn chân chính khi môi trường kinh doanh trở nên thiếu bình đẳng, thiếu cạnh tranh lành mạnh.
Trong khi đó, hóa đơn điện tử lại giải quyết hiệu quả vấn đề gian lận, làm giả hóa đơn nhờ vào tính bảo mật rất cao vì sử dụng chữ ký số cũng như mã xác thực được cấp bởi chính Tổng cục Thuế. Do đó khả năng hóa đơn bị làm giả là gần như là không thể.
Theo nhận định của nhiều chuyên gia, để hóa đơn điện tử triển khai thuận lợi, không gặp rào cản thì phần mềm khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng khả năng hoạt động độc lập, không phụ thuộc vào bất kỳ ứng dụng nào khác. Bên cạnh đó phần mềm khởi tạo hóa đơn điện tử cũng cần có tính năng tích hợp với các phần mềm bán hàng, kế toán, quản trị doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu dễ dàng hơn với chi phí không quá lớn, tạo nên động lực giúp các doanh nghiệp tham gia sử dụng hóa đơn điện tử.
Và để triển khai hóa đơn điện tử được hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải lựa chọn tổ chức trung gian hợp pháp, đáng tin cậy để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử gây ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh, đồng thời các yếu tố hệ thống thiết bị, kỹ thuật, đào tạo nhân sự, quy trình sao lưu khôi phục dữ liệu, an toàn hệ thống luôn được đảm bảo.
Xem thêm:
