Những lưu ý khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử hiện nay đã trở thành một công cụ không thể thiếu với hàng nghìn doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp vẫn có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để phục vụ một số mục đích nhất định. Vậy việc chuyển đổi này cần phải lưu ý những điều gì? Sau đây, chúng tôi xin chia sẻ một vài thông tin hữu ích để giúp các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.
Sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?
Thông thường, các doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử trong các trường hợp làm căn cứ xác minh nguồn gốc của hàng hóa hoặc lưu trữ chứng từ kế toán.
Với trường hợp lưu thông hàng hóa, mặc dù cơ quan chức năng có thể tra cứu nội dung hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin của Tổng cục thuế. Tuy nhiên, để tránh trường hợp xảy ra sự cố bất khả kháng về đường truyền hay thiết bị mạng, nhiều doanh nghiệp vẫn in hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp giảm được rủi ro hàng hóa chậm lưu thông gây ảnh hưởng tới hoạt động vận chuyển hàng hóa, kinh doanh.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán như khấu trừ thuế và tính vào chi phí bình thường nhưng một số doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn chuyển đổi để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán.
Tuy nhiên, quý khách hàng cần phải lưu ý, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ được phép thực hiện duy nhất 1 lần. Các bản in sau không có giá trị pháp lý.
Các nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định rất rõ ràng tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Như đã nói ở trên, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, tuy nhiên chỉ được thực hiện 01 lần. Hóa đơn chuyển đổi cần phải có đầy đủ chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, con dấu của người bán.
Người mua, người bán cũng được phép sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng điều kiện hóa đơn được phép chuyển đổi, điều kiện để hóa đơn có giá trị pháp lý và yêu cầu về ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần chú ý lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, CD, DVD, ổ cứng… hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Điều kiện của hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện được quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể là:
- Phản ánh đầy đủ, toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Khi đảm bảo được các điều kiện trên thì hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được xem là có đủ giá trị pháp lý.
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải đảm bảo yêu cầu về ký hiệu riêng (quy định tại Khoản 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC) nhằm phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc.
Ký hiệu riêng trên hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đủ các thông tin: dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”; họ và tên, thời gian thực hiện chuyển đổi, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
Sử dụng phần phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Để việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy diễn ra thuận lợi, bạn cần trang bị cho mình một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Không chỉ đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng hơn mà còn giúp bạn tránh được những rủi ro về mặt pháp lý.
Xem thêm:
