Những Vấn Đề Về Hóa Đơn Cực Kỳ Quan Trọng Mà Kế Toán Cần Lưu Ý

0
617
nhung-van-de-quan-trong-ve-hoa-don-chung-tu
Những vấn đề quan trọng về hóa đơn chứng từ

Những vấn đề về hóa đơn cực kỳ quan trọng mà kế toán cần lưu ý

Để đảm bảo công tác quản lý tài chính và hạch toán kế toán tốt nhất cần hướng tới, mỗi doanh nghiệp cần phải có một hệ thống hóa đơn, chứng từ, sổ sách minh bạch, có số liệu phản ánh rõ ràng các hoạt động kinh doanh giúp cho chủ doanh nghiệp có các căn cứ thuyết phục để đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời để đưa doanh nghiệp đi đúng quỹ đạo, xây dựng thương hiệu bền vững và phát triển hùng mạnh.

Dưới đây là một số điểm cần lưu ý về hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra mà các bạn kế toán cần nắm rõ khi thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn chứng từ.

1. Đối với hóa đơn đầu vào

a. Các quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ

Về quy định hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Cần lưu ý:

Hóa đơn mua cùng trong một ngày:

  • Nếu trong cùng một ngày, công ty mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn sẽ bị tính thuế giá trị gia tăng. Do vậy, nếu nhập hàng của một đơn vị trong một ngày cần phải để ý xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không.

Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần:

  • Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn thì tất cả các lần thanh toán đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Còn trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì phải yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho đơn vị cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không thì phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

Chuyển tiền qua ngân hàng:

  • Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên của nhà cung cấp. Do đó, nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên công ty mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế GTGT.

Thời điểm thanh toán:

  • Tại thời điểm kê khai thuế, nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường. Nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán theo hợp đồng đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được phép khấu trừ.

Phương thức thanh toán bù trừ:

  • Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được coi là thanh toán tiền qua Ngân hàng. Trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị hợp đồng còn lại được thanh toán bằng tiền từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán tiền qua Ngân hàng.

b.Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định

Theo khoản 3 Điều 13 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT có ghi:

Thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định, thiết bị, máy móc, kể cả thuế GTGT đầu vào của hoạt động đi thuê những tài sản, máy móc, thiết bị này và thuế GTGT đầu vào khác liên quan đến tài sản, máy móc, thiết bị như sửa chữa, bảo hành trong các trường hợp sau đây không được khấu trừ mà tính vào nguyên giá của TSCĐ hoặc chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành:

TSCĐ chuyên dùng phục vụ sản xuất khí tài phục vụ quốc phòng, vũ khí, an ninh; tài sản cố định, máy móc, thiết bị của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp kinh doanh tái bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, kinh doanh chứng khoán, cơ sở đào tạo, cơ sở khám, chữa bệnh; du thuyền, tàu bay dân dụng không sử dụng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hành khách, hàng hóa, kinh doanh du lịch, khách sạn.

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô sử dụng vào kinh doanh du lịch, khách sạn, kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách,) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ. Nhưng nếu doanh nghiệp có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

Căn cứ theo quy định nêu trên thì thiết bị. máy móc tạo tài sản cố định nếu không thuộc các trường hợp đặc biệt nêu trên thì sẽ được đưa vào khấu trừ thuế GTGT khi tính thuế GTGT phải nộp. Tuy nhiên, việc được đưa vào khấu hao thuế GTGT của tài sản cố định vẫn chỉ được thực hiện trên nguyên tắc công ty bạn sử dụng tài sản cố định này vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

c. Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán

Hóa đơn nếu đã kê khai thuế trên tờ khai của năm nay, tuy nhiên lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn năm đó sẽ không được khấu trừ.

d. Các hóa đơn thuê văn phòng

Một số công ty, doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng. Do vậy phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế GTGT. Đặc biệt loại hóa đơn này sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên, một số kế toán khi nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.

e. Hóa đơn đối với dự án

Thuế giá trị gia tăng của một số dự án nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đó. Cho nên, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại khoản thuế này.

f. Các hóa đơn bị mất thì phải làm thế nào?

Hóa đơn GTGT bị mất phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn, gửi thông báo mất hóa đơn GTGT theo mẫu Mẫu số: BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính), tiến hành nộp phạt theo quy định- thì mới được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT.

Các loại hóa đơn giấy rất dễ xảy ra hiện tượng mất, cháy, hỏng, thất lạc,… Để việc kinh doanh và quyết toán, kê khai thuế của doanh nghiệp không bị cản trở thì quý khách nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, vừa bảo mật lại vừa đơn giản, dễ sử dụng.

2. Đối với hóa đơn đầu ra

a. Viết nội dung trên hóa đơn

Cần phải chú ý đến từ ngữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ xảy ra hiện tượng thay đổi từ mức thuế thấp lên mức thuế cao.
Ví dụ, có một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế GTGT cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu trong hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5%, nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

b. Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không

Phải rà soát lại toàn bộ các hóa đơn xuất ra mỗi tháng để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào. Nếu bỏ sót thì phải ngay lập tức lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế.

Công việc tra cứu, lưu trữ và thống kê hóa đơn luôn tốn rất nhiều thời gian và công sức của các kế toán. Do đó, chúng tôi khuyên doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán. Bên cạnh việc quản trị hóa đơn nhanh gọn, phần mềm còn tiết kiệm thời gian nhập liệu kế toán do đã được tích hợp đấu nối sẵn với phần mềm kế toán.

c. Các sản phẩm sử dụng nội bộ phải xuất hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn đầu ra và kê khai nộp thuế GTGT. Đặc biệt cần phải thống kê khoản này và xuất hóa đơn bổ sung nếu chưa xuất, tránh để bị phát hiện lúc quyết toán sẽ bị phạt và cộng lãi phạt.

Trên đây là những vấn đề khá quan trọng liên quan tới hóa đơn chứng từ, mà mọi kế toán nên trang bị cho mình. Để có thể nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ thăng tiến trong công việc.