Hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán, và những yếu tố để lựa chọn hóa đơn điện tử phù hợp

1
939
khuyen-mai-hoa-don-dien-tu
Hóa đơn đơn điện tử và những siêu khuyến mại

Hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán, và những yếu tố để lựa chọn hóa đơn điện tử phù hợp

Tại sao có những kế toán làm việc rất nhàn hạ thảnh thơi, trong khi những người khác lại phải vật lộn với công việc. Câu trả lời sẽ được chúng tôi giải đáp trong bài viết sau đây. Trong bất cứ lĩnh vực nào cũng vậy kiến thức kinh nghiệm và kỹ năng là vô cùng quan trọng, tuy nhiên việc phát triển cùng với thời đại áp dụng những công nghệ mới vào công việc sẽ quyết định phần lớn tới sự thành công của chúng ta.

Hóa đơn điện tử? 

Hóa đơn điện tử là một phần mềm hỗ trợ kế toán trong việc bán hàng và xuất hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi, thay vì thực hiện theo cách thủ công như trước đây sau khi bán hàng kế toán ghi hóa đơn bằng giấy trên một quyển hóa đơn rồi xé ra đưa trực tiếp hoặc gửi bưu điện cho khách hàng nếu họ ở xa, thì bây giờ kế toán chỉ việc nhập những con số và thông tin y hệt như khi viết hóa đơn giấy cho khách hàng trên máy tính sau đó gửi cho khách hàng qua email, tin nhắn, zalo…

Rồi tới cuối ngày kế toán sẽ copy toàn bộ những thông tin đó dán qua phần mềm kế toán để phần mềm kế toán tự tính ra các bản báo cáo thay vì phải tính toán thủ công bằng excel như trước đây nữa.

Hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán? 

Tuy nhiên nếu như doanh nghiệp bạn đang sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp với phần mềm kế toán thì bạn không cần phải copy thủ công từng dòng một từ phần mềm hóa đơn điện tử qua phần mềm kế toán nữa, mà nó sẽ tự động chuyển các số liệu qua.

Tức là sau khi bán hàng và xuất hóa đơn trên phần mềm (HDDT) thì tất cả các số liệu trên hóa đơn đó sẽ tự nhảy qua phần mềm kế toán và tự động tính toán ra các bản báo cáo mà bạn không cần phải thêm một bước là copy dữ liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử qua phần mềm kế toán nữa.

Nhưng đó là những phần mềm hóa đơn điện tử được tích hợp với phần mềm kế toán mới có thể sử dụng được chức năng đó, còn nếu như doanh nghiệp của bạn đang sử dụng hai phần mềm này riêng biệt mua ở hai công ty khác nhau, mà không được tích hợp thì bạn vẫn phải tốn thêm một công đoạn là nhập các số liệu thủ công lại một lần nữa.

Để sử dụng được chức năng này thì bạn phải mua cả hai phần mềm này ở cùng một công ty, nếu bạn mua hai phần mềm ở hai công ty khác nhau thì vẫn có thể tích hợp lại với nhau được tuy nhiên chi phí cho việc tích hợp đó sẽ rất cao khoảng 800 triệu tới 1 tỷ mới có thể tích hợp được.

Một số yếu tố lựa chọn hóa đơn điện tử khác

Ngoài ra một yếu tố quan trọng khác khi lựa chọn mua phần mềm hóa đơn điện tử là sự hỗ trợ, không ai tự nhiên mà lại biết sử dụng một thứ gì đó mới mẻ cả, nhất là lĩnh vực công nghệ mọi thứ đều rất khó khăn mới mẻ và lạ lẫm.

Kể cả đối với một người chuyên nghiệp, hay thậm chí một chuyên gia công nghệ thì vẫn phải học phải được hỗ trợ và tận tình chỉ bảo thì mới biết được. Ngoại trừ người sản xuất ra phần mềm hoặc thiết bị đó, còn đối với tất cả những người khác đều phải học và được hỗ trợ.

Vì thế yếu tố hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng là vô cùng quan trọng, tôi không biết ở chỗ khác như thế nào. Nhưng nếu như bạn sử dụng hóa đơn điện tử của chúng tôi bạn sẽ được hướng dẫn và hỗ trợ từ a-z. Từ khi mới bắt đầu cho tới khi bạn sử dụng được và sẽ còn hỗ trợ mãi mãi bất cứ khi nào bạn gặp khó khăn.

Trên thực tế có rất nhiều khách hàng của chúng tôi rất thường xuyên gọi tới nhờ chúng tôi hỗ trợ, không những riêng các vấn đề về phần mềm, mà cả các nghiệp vụ về kế toán nữa. Chúng tôi thường xuyên hỗ trợ cho những kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm, hoặc chưa hiểu sâu về các nghiệp vụ kế toán những vấn đề từ đơn giản cho tới chuyên sâu.

Một vài yếu tố khác

Một số yếu tố khác để bạn lựa chọn hóa đơn điện tử bao gồm, sự đơn giản, tiết kiệm chi phí, chế độ bảo mật tốt, chế độ bảo hành, bảo trì tốt, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện tối thiểu của pháp luật như cơ sở hạ tầng, thỏa mãn các điều kiện về thông tư, nghị định, luật và các văn bản liên quan của pháp luật hiện hành. Những yếu tố này thường là điều kiện bắt buộc của những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử và không có nhiều sự khác biệt.

Làm thế nào để sử dụng được 

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, của chúng tôi bạn cần phải làm những gì? Bạn không cần phải làm gì cả bạn chỉ việc nhấc máy lên và gọi “tôi đang có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán” Sẽ có nhân viên của chúng tôi hướng dẫn từ đầu tới cuối từ a-z.

Liệu nó có an toàn và bảo mật không? 

Về tính an toàn và bảo mật khi sử dụng hóa đơn điện tử, thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm, bởi vì tất cả hóa đơn của bạn được lưu trữ tại một máy chủ dữ liệu gọi là server và được bảo vệ qua 5 lớp bảo mật để chống lại mọi nguy cơ rò rỉ hoặc lấy cắp dữ liệu.

Ngoài ra tất cả những dữ liệu sau khi được đưa lên hệ thống online mỗi ngày sẽ được tự động sao lưu, và lưu trữ ở hai nơi khác nhau trong trường hợp xấu nhất server máy chủ có vấn đề thì dữ liệu của công ty bạn vẫn an toàn tuyệt đối. Vì được sao lưu và phục hồi một cách tự động.

Đó là trường hợp một số doanh nghiệp có thể hơi lo lắng về việc không an toàn khi sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử họ còn lo lắng hơn bạn rất nhiều. Nếu có vấn đề gì nghiêm trọng họ sẽ phải chịu trách nhiệm với nhà nước, với luật pháp và có thể bị khởi tố hình sự, cấm kinh doanh và bị phạt tiền. Vì thế bạn hoàn toàn có thể yên tâm.

Tôi có cần thiết sử dụng hóa đơn điện tử bây giờ không? 

Theo quy định mới của pháp luật “Nghị định 119 về hóa đơn điện tử“, ở thời điểm hiện tại những doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Còn những doanh nghiệp cũ nếu đang sử dụng hóa đơn giấy thì được sử dụng đến trước ngày 01/11/2020, Và bắt buộc chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử.

Để hiểu sâu hơn về hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán, chi phí cũng như làm thế nào để tích hợp lại được với nhau vui lòng xem bài viết sau: Hóa Đơn Điện Tử Tích Hợp Phần Phần Mềm Kế Toán Là Gì? 

Để sử dụng hóa đơn điện tử phần mềm kế toán vui lòng liên hệ:

Điện Thoại : 038 225 1656. ( Gặp Phong )
Email : [email protected]