Phần mềm quản lý khách sạn tích hợp kế toán ưu và nhược điểm

Phần mềm quản lý khách sạn

***  Kế toán trong khách sạn là một công việc đòi hỏi độ chính xác cao. Dữ liệu được tập hợp từ nhiều bộ phận và có tính hệ thống. Chính vì thế để quản lý được hiệu quả, người làm kế toán trong khách sạn bên cạnh việc nắm vững các nghiệp vụ thì cần trang bị thêm phần mềm quản lý khách sạn tích hợp kế toán để vận dụng trong công việc được tốt nhất.

1. Sự cần thiết của phần mềm quản lý khách sạn khi được tích hợp kế toán

***  Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh dựa trên cơ sở cung cấp các dịch vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung cho khách nhằm đáp ứng các nhu cầu ăn, nghỉ và giải trí của họ tại các điểm du lịch nhằm mục đích có lãi.

• Hoạt động kinh doanh khách sạn vừa là hoạt động sản xuất vừa là hoạt động dịch vụ. Như vậy, khách sạn chính là một doanh nghiệp, sẽ phải thực đầy đủ các nghĩa về hạch toán, báo cáo tài chính, đóng thuế,…
• Có thể nói, kế toán đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quy trình vận hành của mỗi khách sạn. Tuy nhiên, các phần mềm quản lý khách sạn hiện nay thường chỉ cung cấp tính năng liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh như: quản lý đặt phòng, nhân sự, các dịch vụ khách sạn,…

Để có thể thống kê các dữ liệu này, các kế toán viên cần phải trích xuất dữ liệu của các phần mềm quản lý khách sạn sau đó tự tổng hợp theo mẫu của Tổng Cục Thuế hoặc nhập lại vào phần mềm kế toán khác để lưu trữ. Điều này gây ra sự khó khăn nhất định trong công việc bởi điều này cực kỳ tốn thời gian, chưa kể đến các sai sót trong số liệu. Đặc biệt là với các khách sạn lớn, khách sạn tiêu chuẩn 5 sao,… với lưu lượng khách lớn cũng như hệ thống dịch vụ đa dạng, phong phú.

Do đó, nếu có một phần mềm quản lý khách sạn tích hợp kế toán thì sẽ giúp ích được rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hiện nay, trên thị trường có rất ít phần mềm có thể làm được điều này. Bạn có thể dễ dàng lựa chọn cho mình được một phần mềm phù hợp.

2. Những ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý khách sạn tích hợp kế toán

a. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị khách sạn

***  Phần mềm được biết đến là phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp, được thiết kế với giao diện trực quan, thân thiện. Nhân viên lễ tân có thể nhanh chóng sử dụng sử dụng thành thạo phần mềm mà không cần phải rành về công nghệ hay máy tính.

Các thông tin về thời gian đặt phòng, lưu trú, danh sách khách sắp vào, ra được tự động cập nhật theo thời gian thực, tức là các thông số tự động cập nhật từng phút một. Người dùng có thể biết được phòng nào sắp hết hạn, quá giờ bao lâu,… để chủ động phân bố phục vụ phòng, đặt trước phòng và thanh toán. Ngoài ra nó còn có thể xử lý một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.

• Tính năng quản lý kho của phần mềm sẽ giúp xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, đưa ra danh sách các hàng hóa được sử dụng nhiều để có phương hướng kinh doanh tốt hơn.
• Với hệ thống báo cáo chi tiết với nhiều tùy chọn, phần mềm giúp người quản lý thống kê tình hình kinh doanh một cách cụ thể nhất, thống kê doanh thu theo từng ca làm, các dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình trạng các phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
• Giúp tối đa hóa lợi nhuận cho chủ đầu tư, giảm thiểu các chi phí, nguồn nhân lực và bảo trì, hỗ trợ quản lý, triển khai và sáng tạo các chiến lược kinh doanh của khách sạn, khai thác hiệu quả các nguồn nhân lực và tài sản trong hệ thống khách sạn của mình.

b. Tích hợp phần mềm kế toán

• Nếu phần mềm quản lý khách sạn mà được tích hợp sẵn với phần mềm kế toán, thì sẽ rất đơn giản nhẹ nhàng tiết kiệm được không biết bao nhiêu là tiền bạc, công sức mà kể cho cả doanh nghiệp lẫn cả kế toán.

Vì kế toán sẽ không cần phải nhập liệu lại nhiều lần làm chi cho mệt, chỉ cần nhập một lần trên phần mềm quản lý khách sạn. Rồi để yên như thế cho nó tự nhảy các con số sang phần mềm kế toán mà cộng trừ tính toán với nhau ra các bản số liệu, mà bạn muốn.

Vì thế nếu bạn đã có tiền đầu tư một phần mềm khách sạn, hoặc phần mềm kế toán rồi rồi, thì cố thêm chút ít nữa, đầu tư luôn cả hai cái cho nó tiện. Được như thế thì mọi thứ ở khách sạn của bạn có lấy gì mà khó khăn cho lắm trong việc quản trị, bạn sẽ bớt đi được một gánh nặng, đỡ phải lo toan nhiều thứ.

Bạn chỉ cần tập trung vào việc tìm kiếm thật là nhiều khách, như thế có phải là tốt hơn rất nhiều không. Chúc các bạn luôn may mắn.