Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Bắt Bộc Phải Có Chữ Ký Số

0
614
chu-ky-so
Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Bắt Bộc Phải Có Chữ Ký Số

Hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán và doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để lập và xác thực nội dung hóa đơn. Tuy nhiên, vẫn có những thắc mắc liên quan tới việc hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số hay không? Nếu không dùng chữ ký số thì có thể thay thế bằng các loại chữ ký nào? Bài viết dưới đây của tôi sẽ giúp quý khách giải đáp những thắc mắc này.

1 Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

  • Có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HDDT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong HDDT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

  • Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
  • Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

  • Số thứ tự, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền,
  • Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán,
  • Tiền hàng bằng chữ,
  • Người mua hàng, người bán hàng,
  • Ký và đóng dấu của người bán hàng

So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

  • Bản thể hiện hóa đơn điện tử,
  • Hóa đơn điện tử không có liên,
  • Ký hiệu số Serial,
  • Chữ ký điện tử,
  • Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ, hợp lý,
  • Hóa đơn điện tử có định dạng là XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và định dạng PDF là bản thể hiện kèm theo.

Như vậy, một hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ và được phép thông báo phát hành chỉ khi có đầy đủ các tiêu chí như trên. Trong đó, chữ ký số (hay chữ ký điện tử) là một trong những điều kiện bắt buộc.

Tuy nhiên, trong nghị định 119/2018/NĐ-CP của Bộ Tài Chính vẫn có quy định về một trường hợp đặc thù, cho phép bên thông báo phát hành hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký số.

2. Trường hợp nào hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số?

Tại Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, có quy định. “Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau” : 

  • a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
  • b) Không bắt buộc có chữ ký số;
  • c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.”

Như vậy, theo quy định trên thì hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế pháp luật không bắt buộc phải có chữ ký số.