Nội Dung Bài Viết
Tầm quan trọng của hóa đơn, chứng từ
Đối với doanh nghiệp và nhà nước thì hóa đơn có vai trò vô cùng to lớn. Ngoài việc đáp ứng quản lý nhà nước về thuế thì hóa đơn có vai trò là chứng từ ghi nhận doanh thu chi phí. Hóa đơn còn có vai trò to lớn trong việc giải quyết các tranh chấp liên quan đến vi phạm hợp đồng.
Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm tới việc làm đẹp hóa đơn chứng từ để đối phó với cơ quan thế hơn là quản trị một cách chi tiết và bài bản. Điều này là hoàn toàn sai lầm. Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cùng các bạn tầm quan trọng và vai trò của hóa đơn trong doanh nghiệp và đối với nhà nước.
1. Định nghĩa Hóa đơn, chứng từ
- Hóa đơn, chứng từ là các văn bản, giấy tờ ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ phát sinh.
- Hóa đơn, chứng từ hợp lệ là các văn bản ghi lại nội dung giao dịch phát sinh phải đảm bảo:
- Đảm bảo tính pháp lý: Các bên tham gia vào giao dịch phải ký xác nhận để nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên thì đây sẽ là bằng chứng và là cơ sở pháp lý để phân xử đúng, sai mà các bên không thể chối cãi được.
- Đảm bảo tính pháp luật: Tuân thủ theo đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức, chẳng hạn như hóa đơn giá trị gia tăng.
- Đảm bảo tính trung thực: Sự kiện được ghi lại phải có thực, không xuyên tạc, sai lệnh thông tin, không bịa đặt.
- Đảm bảo tính rõ ràng: Đầy đủ, đúng nội dung, cụ thể, chính xác, dễ hiểu, không đa nghĩa.
Tùy theo từng nghiệp vụ phát sinh khác nhau mà có các Hóa đơn, chứng từ khác nhau. Có thể chỉ một Văn bản Hóa đơn, chứng từ cũng là đầy đủ cho một nghiệp vụ, và cũng có những nghiệp vụ đòi hỏi phải có nhiều loại Văn bản Hóa đơn, chứng từ đi cùng với nhau mới tạo thành một bộ chứng từ đầy đủ.
Hóa đơn, chứng từ nghĩa là một hối phiếu, một yêu cầu trả tiền, chứng từ về quyền sở hữu, chứng khoán, đầu tư, Hóa đơn, chứng thực vi phạm hoặc bất kỳ bằng chứng nào của dữ kiện, luật, quyền/ ý kiến mà khi xuất trình chúng (bằng giấy tờ hoặc phương tiện điện tử), đối với bộ phận nhân sự chứng từ có thể là phiếu đăng ký tăng ca, đơn xin nghỉ phép dài hạn, phiếu đăng ký đổi ca…
Chính vì hóa đơn, chứng từ là Văn bản thể hiện tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN nên tầm quan trọng của Hóa đơn, chứng từ là điều mà mọi doanh nghiệp phải nhận định và có công tác quản lý hiệu quả nhất.
2. Tầm quan trọng đối với nhà nước
Vì hóa đơn, chứng từ ghi nhận hoạt động kinh doanh nên một số Hóa đơn cũng có nghĩa là tiền, thậm chí quan trọng hơn tiền, bởi vì Hóa đơn tài chính nếu vượt ngoài tầm kiểm soát của Nhà nước thì còn nguy hiểm hơn cả việc làm tiền giả rất nhiều.
Người ta có thể tùy tiện nâng giá trị công trình xây dựng bằng cách đưa các Hóa đơn tài chính không phản ánh đúng thực tế để hợp thức hóa gian lận. Vì vậy, Nhà nước phải quản lý Hóa đơn, chứng từ. Việc quản lý này có ý nghĩa rất to lớn không chỉ đối với Nhà nước mà cả đối với bản thân doanh nghiệp.
Quản lý hóa đơn không tốt có thể dẫn đến việc phản ánh sai lệch kết quả sản xuất kinh doanh, nghĩa vụ đối với Nhà nước của doanh nghiệp. Các đối tượng xấu có thể lợi dụng các kẽ hở trong quy định để gian lận, rút tiền của ngân sách nhà nước.
3. Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp
Hóa đơn, chứng từ cũng là bằng chứng chủ yếu ghi lại các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi DN giúp đưa ra các báo cáo về tình hình hoạt động một cách chuẩn xác nhất, và làm tiền đề cho những hoạch định mang tính chiến lược của doanh nghiệp đó.
Đối với người mua, hóa đơn là một bằng chứng quan trọng, thể hiện việc mình đã trả tiền để hưởng sản phẩm. Đặc biệt trong các ngành cung cấp dịch vụ như du lịch, giáo dục, y tế, thì người mua cần phải giữ kỹ hóa đơn để là một bằng chứng quan trọng trong việc mình đã đóng đầy đủ chi phí để được hưởng dịch vụ. Nếu mất hóa đơn, người mua sẽ không có quyền kiện cáo khi xảy ra các tranh chấp mâu thuẫn.
Đối với người bán, hóa đơn là một bộ phận quan trọng để xác định ngày-giờ-tháng cung cấp sản phẩm dịch vụ. Hóa đơn sẽ thể hiện những thông tin liên quan đến hai bên mua-bán nhằm ghi lại lịch sử hoạt động kinh doanh của đơn vị, cũng như là đảm bảo sự uy tín chất lượng của khách hàng. Người bán cần phải có hóa đơn để làm đối chất với người mua một khi xảy ra mâu thuẫn và tranh chấp.
Hóa đơn là cơ sở để các kế toán viên kê khai các loại thuế, quyết toán, hạch toán cuối năm, làm các báo cáo tài chính để trình cho giám đốc hoặc cơ quan thuế.
Quản lý tốt hóa đơn, chứng từ còn thể hiện quy trình chặt chẽ của doanh nghiệp, tránh lãng phí, thất thoát và các trường hợp bị đối tượng xấu lợi dụng kẽ hở trong công tác quản lý nhằm gian lận tiền của, rò rỉ bí mất công nghệ, chiến lược kinh doanh vào tay đối thủ.
Bảo mật thông tin hóa đơn, chứng từ có thể nói là vấn đề mà tất cả các nhà quản lý doanh nghiệp đều phải quan tâm bởi nó mang tính chất sống còn trong chiến trường cạnh tranh khốc liệt của mỗi doanh nghiệp. Vì thế quan tâm tới vấn đề bảo mật hóa đơn luôn là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Và hóa đơn điện tử là sự lựa chọn lý tưởng để bạn giải quyết mọi vấn đề.
Trên đây là một số lưu ý về hóa đơn chứng thừ trong doanh nghiệp, nhà nước và mỗi cá nhân hy vọng mang lại những thông tin hữu ích chi bạn.
Xem thêm:
