Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo quy định của luật pháp
Việc vi phạm thời hạn lưu trữ hóa đơn, những chứng từ kế toán đều có những quy định rõ ràng. Nếu kế toán không nắm được những quy định lưu trữ này rất dễ xảy ra tình trạng hủy bỏ hóa đơn, những tài liệu quan trọng trước thời hạn và bị xử phạt không đáng có hoặc lưu trữ quá lâu dẫn đến tốn phí lưu trữ.
Các thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo quy định
1. Thứ nhất, báo cáo tài chính, quyết toán thuế – lưu trữ 10 năm
Những chứng từ, tài liệu về báo cáo tài chính, quyết toán thuế lưu trữ 10 năm bao gồm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính,
- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các số kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp,
- Báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán,
- Báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán,
- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP)
Thứ hai, hóa đơn – lưu trữ 10 năm
Sẽ không biệt là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, hóa đơn sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Theo đó, kế toán cần lưu trữ hóa đơn đúng quy định tránh tiêu hủy trước thời hạn, làm mất hay thất lạc hóa đơn tránh bị xử phạt (làm mất, hư hỏng hóa đơn bị phạt từ 4 – 50 triệu)
(Căn cứ theo Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC)
Thứ ba, hợp đồng lao động – lưu trữ 5 năm
Sau khi chấm dứt hợp đồng, hợp đồng sẽ được lưu trữ tối đa 5 năm. Chính vì vậy, kế toán không được hủy bỏ bất cứ hợp đồng nào sau khi chấm dứt hợp đồng.
(Căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011)
Thứ tư, phiếu thu/chi, xuất nhập kho – lưu trữ 5 năm
Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với các chứng từ sau:
- Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. – Các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(Căn cứ theo Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)
Thứ năm, hồ sơ tài sản cố định – lưu trữ 10 năm
Đối với các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như:
- Thanh lý, nhượng bán tài sản
- Kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản (Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP).
Thứ sáu, tờ hải quan – lưu trữ 5 năm
Căn cứ theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 , thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.
Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016). (Luật số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014)
Thứ bảy, hồ sơ thẩm định giá – lưu trữ 10 năm
Đối với hồ sơ thẩm định giá có 2 trường hợp:
- Nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy thì thời hạn lưu trữ sẽ là 10 năm
- Nếu lưu trữ dạng điện tử lưu trữ vĩnh viễn, (Căn cứ theo quy định của Thông tư số 323/2016/TT-BTC ngày 16/12/2016).
Thứ tám, hồ sơ xin cấp C/O – lưu trữ 3 năm
Căn cứ theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp. Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.
(Công văn số 4173/TCHQ-GSQL ngày 17/4/2014).
Trên đây là một số những lưu ý về lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định luật pháp mà kế toán cần nắm được tránh trường hợp bị phạt vì làm sai quy định.
