Những Tính Năng Chủ Yếu Của Một Phần Mềm Kế Toán

0
500
cac-tinh-nang-chu-yeu-cua-mot-phan-mem-ke-toan
Các tính năng chủ yếu của một phần mềm kế toán

Những tính năng chính có trong phần mềm kế toán

  • Phần mềm kế toán là một giải pháp dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại với mục đích giúp công việc kế toán trở nên đơn giản và chính xác hơn.

Dần dần, các phần mềm kế toán trở thành một phần không thể thiếu đối với các kế toán viên hay doanh nghiệp. Qua đó dần thay thế các phương pháp làm kế toán truyền thống hiện nay. Bởi bên cạnh việc có thể thay thế hoàn toàn các thao tác thủ công, phần mềm kế toán còn được tích hợp rất nhiều tính năng ưu việt khác.

Vậy đó là những ưu điểm gì? Hãy cùng chúng tôi điểm qua những tính năng của phần mềm kế toán trong bài viết dưới đây các bạn nhé!

1. Các tính năng của phần mềm kế toán về quản lý tài chính

a. Kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi NH, tiền vay)

  • Tính năng này của phần mềm kế toán còn được gọi là thao tác nhập số dư đầu kỳ. Cũng là công việc đầu tiên một kế toán viên phải làm khi mở sổ kế toán.

Phần mềm sẽ quản lý theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại các ngân hàng theo nhiều loại tiền tệ VNĐ, USD, EUR, JPY, … Lập và in phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi từ máy tính. Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. Thanh toán chi tiết cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền hàng, đối trừ công nợ…

b. Kế toán công nợ phải thu

***  Kế toán chỉ cần nhận số liệu phát sinh công nợ phải thu, phần mềm sẽ quản lý công nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng, theo cán bộ kinh doanh quản lý. Quản lý công nợ phải thu theo hạn thanh toán, quy định và quản lý công nợ theo hạn mức về giá trị và thời gian nợ.

Đây là một tính năng của phần mềm kế toán khá ưu việt bởi khi sử dụng phần mềm, các bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát dữ liệu. Chỉ một vài thao tác đơn giản, mọi số liệu sẽ được thống kê một cách đầy đủ và chi tiết. Không phải mất công lần mò như sử dụng sổ kế toán viết tay.

c. Kế toán công nợ phải trả

***  Tương tự như công nợ phải thu, số liệu phát sinh công nợ phải trả cũng thế. Phần mềm kế toán sẽ quản lý công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng. Quản lý công nợ phải trả theo hạn thanh toán,…

d. Kế toán tổng hợp

***  Đây thực sự là một tính năng của phần mềm kế toán vô cùng mạnh mẽ và cần thiết với các kế toán viên. Phần mềm sẽ liên kết số liệu từ tất cả các số liệu bao gồm: Vốn bằng tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng, tồn kho,… để tạo thành các báo cáo tùy chỉnh theo ý muốn.

Với phần mềm kế toán, việc hỗ trợ các bạn kế toán tạo lập các loại báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ theo ngày, tháng, quý, năm, hoặc theo phân khúc khách hàng, giá trị đơn hàng,… Qua đó giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt được số liệu một cách rõ ràng, từ đó kịp thời đưa ra những điều chính phù hợp với kế hoạch kinh doanh.

2. Kế toán chi phí và tính giá thành

Đây là tính năng của phần mềm kế toán khá cơ bản, nó hỗ trợ cho các kế toán viên các thao tác như sau:

  • Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình, … theo từng giai đoạn,
  • Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức, so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ đó có được những phân tích sắc bén làm cơ sở để đề ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn,
  • Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí. Cho phép phân bổ chi phí chung theo nhiều tiêu thức,
  • Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Phương pháp trực tiếp, định mức,…

3. Quản lý mua hàng, bán hàng và tồn kho

***  Về mua hàng, phần mềm sẽ quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả lại nhà cung cấp. Tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng. Kê khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng.

Về bán hàng, phần mềm sẽ quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn VAT trực tiếp từ máy tính. Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán bị trả lại.

Đối với hàng tồn kho, phần mềm kế toán sẽ quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị đồng thời tự động nhận số liệu từ phần quản lý mua hàng và quản lý bán hàng.

Từ đó đưa ra thông tin chính xác để kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho, mức tồn kho tối thiểu, tối đa và tồn theo từng phiếu nhập.

Nếu bạn quản lý cửa hàng, siêu thị, nhà hàng,… và muốn quản lý sâu hơn về vấn đề mua hàng, bán hàng và tồn kho thì có thể sử dụng các phần mềm khác nữa như là phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử, tất cả đều phải được tích hợp vơi nhau.

4. Quản lý tài sản cố định (thiết bị, máy móc, nhà xưởng, văn phòng…)

Đây cũng là một tính năng của phần mềm kế toán khá cơ bản, bao gồm:

  • Theo dõi tăng giảm tài sản theo từng nhóm, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành, đối tượng sử dụng, quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ,
  • Tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng,
  • Cho phép điều chỉnh giá trị khấu hao một cách linh động cho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất,
  • Cho phép tính khấu hao theo đường thẳng và giảm dần. Hỗ trợ kiểm kê chi tiết tài sản theo từng nhóm, loại và đối tượng sử dụng,
  • Cho phép quản lý và phân bổ dần giá trị CCDC vào chi phí từ tài khoản 142, 242 và báo cáo về tình hình phân bổ.

5. Các tính năng của phần mềm kế toán về quản trị hệ thống

  • Đây là một tính năng của phần mềm kế toán cực kỳ ưu việt mà những kế toán truyền thống hay những phần mềm cơ bản như Excel không thể làm được.

Tính năng đầu tiên trong quản trị hệ thống là phân quyền người sử dụng. Tính năng bảo mật cho phép khai báo và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng, danh mục, chức từ, từng thao tác trên chứng từ cho từng người sử dụng.

Chức năng Bảo trì và kiểm tra số liệu tự động sẽ giúp tìm kiếm và sửa lỗi dữ liệu giúp cho người dùng khắc phục được những sai sót trong quá trình thao tác.

Nếu bạn sử dụng thêm giải pháp lưu trữ dữ liệu online, thì phần mềm còn có thêm tính năng tự động sao lưu dữ liệu theo lịch. Và với giải pháp lưu trữ online bạn có thể làm việc ở bất kỳ đâu và ở bất kỳ máy tính nào, miễn là có internet, mà hoàn toàn an toàn và bảo mật.

Chúc các bạn thành công.