Sử dụng hóa đơn điện tử phải xuất trình giấy tờ như thế nào khi vận chuyển hàng hóa
Việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ (ngày 12-9-2018) đã chính thức có hiệu lực. Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp thời công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch.
Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử việc xuất trình hóa đơn khi vận chuyển hàng hóa lưu thông sẽ phải thực hiện như thế nào là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp đang thắc mắc. Vậy khi dùng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần giải quyết thế nào khi chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông cho cơ quan có thẩm quyền sau đây chúng tôi xin được làm rõ vấn đề này.
Không yêu cầu xuất trình hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa như trước
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 29 Nghị định 119 có nêu rõ: “Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.”
Theo căn cứ trên, khi tiến hành kiểm tra nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để xác minh. Vì vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp hoàn toàn đáp ứng được việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
Không tra cứu trực tuyến được hóa đơn điện tử phải làm thế nào?
Trên thực tế, việc tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan có thẩm quyền không phải lúc nào cũng diễn ra một cách thuận lợi do một số sự cố như mất kết nối internet, lỗi dữ liệu, thời tiết… Khi đó, người vận chuyển hàng hóa bắt buộc phải xuất trình chứng từ giấy thay thế cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Vậy chứng từ giấy thay thế ở đây là gì? Đó chính là, hóa đơn điện tử được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc.
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải đảm bảo tính pháp lý với các lưu ý sau:
- Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy phải là hóa đơn điện tử hợp pháp,
- Phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi,
- Chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi, ghi sổ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Trong trường hợp, doanh nghiệp không xuất trình được chứng từ giấy thay thế để chứng minh nguồn gốc xuất xứ thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, lấy đó làm căn cứ để xử lý tiếp theo quy định.
Lưu ý khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
Khi thực hiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, quý khách hàng nên lưu ý những những thông tin sau đây:
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi này chỉ được phép chuyển đổi duy nhất 01 lần và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần in chuyển đổi sau thì chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.
Do đó, quý khách hàng nên cẩn trọng trong việc lưu trữ hóa đơn khi vận chuyển hàng hóa để có sự chủ động trong mỗi lần xuất chứng từ hay thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng.
Xem thêm:
- Hóa đơn điện tử là gì?
- Cách lưu chữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật
- Các hình thức lưu chữ hóa đơn điện tử phổ biến
- Những kiến thức cần thiết để tránh chậm nộp thuế
