Yếu tố chăm sóc và hỗ trợ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử quan trọng như thế nào?

0
2590
kinh-nghiem-lua-chon-hoa-don-dien-tu
Kinh Nghiệm Lựa Chọn Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử, Cho Kế Toán Và Giám Đốc

Yếu tố chăm sóc và hỗ trợ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Trong nền kinh tế số, khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, ngoài các tiêu chí: nhà cung cấp lớn, có uy tín lâu năm, các tính năng ưu việt, chất lượng phần mềm cao, chi phí tối ưu… thì dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng đóng vai trò quyết định.

Thách thức lớn đối với bộ phận kế toán của doanh nghiệp

Trong bối cảnh các quy định, thủ tục hành chính về kế toán và thuế luôn đòi hỏi tính chính xác cao và đúng pháp luật, thách thức đối với bộ phận kế toán là không hề nhỏ:

  • Tuân thủ chuẩn mực và quy định mới của Pháp luật: Các chuẩn mực, quy định Kế toán luôn thay đổi nhanh chóng, đặc biệt trong môi trường hội nhập. Các quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc cũ, quy trình cũ ở các doanh nghiệp và buộc bộ phận kế toán phải thay đổi theo.
  • Giảm chi phí, tăng năng suất: Cách làm cũ là mỗi người phụ trách một đầu việc, nhập liệu thủ công, gửi báo cáo qua email hoặc báo cáo giấy đã không còn phù hợp ở thời điểm này vì tốn quá nhiều chi phí và nhân sự của công ty. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất.
  • Kết nối dữ liệu: Kết nối dữ liệu giữa bộ phận Kế toán với các bộ phận khác là yêu cầu bắt buộc đối với các công ty đa chi nhánh hoặc quy mô vừa và lớn nếu muốn tối ưu hóa tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
  • Phòng tránh gian lận: phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được việc gian lận. Số liệu, thông tin hóa đơn…có thể theo được dõi thường xuyên, có thể xác minh, tra cứu một cách dễ dàng.

Khi nào thì kế toán viên cần sự hỗ trợ từ bộ phận chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp?
Ngay từ ban đầu khi chuyển đổi, việc đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế, lên mẫu hóa đơn và thiết lập logo doanh nghiệp… kế toán viên đã cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp.

Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh, việc sử dụng các dịch vụ, phần mềm nào cũng có thể gặp một số vấn đề phát sinh nhất định. Các vấn đề nếu không được xử lý ngay sẽ có thể ảnh hưởng đến hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

Những vấn đề phát sinh có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ các nguyên nhân khách quan như các vấn đề về lỗi mạng internet/đường truyền, các vấn đề về virus trên máy tính của người sử dụng; hoặc từ những nguyên nhân chủ quan như người dùng có sai sót, nhầm lẫn trong thao tác sử dụng phần mềm.

Bên cạnh đó, một điều thực sự gây ức chế cho kế toán viên và làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính là khi cần hỗ trợ thì lại không thể liên hệ được nhà cung cấp dịch vụ, kế toán viên không biết phải làm thế nào để xử lý.

Một sản phẩm phần mềm khi doanh nghiệp mới đăng ký về sử dụng, luôn luôn mới mẻ và khó khăn, vì thế yếu tố hỗ trợ hướng dẫn lúc ban đầu là vô cùng cần cần thiết, tuy nhiên vẫn chưa hết. Yếu tố hỗ trợ cần phải được duy trì mãi mãi bởi vì không phải lúc nào kế toán cũng gặp vấn đề mà vấn đề sẽ phát sinh bất cứ lúc nào, mà không ai biết trước được, vì thế đội ngũ tư vấn chăm sóc cần phải chuyên nghiệp tâm huyết và hết lòng phục vụ.

Ngoài yếu tố hỗ trợ ra thì còn những lưu ý khác trước khi quyết định mua hóa đơn điện tử của công ty nào. Vui lòng tham khảo thêm bài viết đầy đủ và chi tiết sau để biết rõ nhất:

Hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán, và những yếu tố để lựa chọn hóa đơn điện tử phù hợp